Was ist ein IT Asset Manager?

IT Asset Management, kurz ITAM, ist auf dem Vormarsch und längst mehr als eine Buzzword für Manager. Um jedoch ein sinnvolles IT Asset Management betreiben zu können, macht es Sinn, einen dezidierten IT Asset Manager oder sogar mehrere IT Asset Managers zu beschäftigen. In diesem Artikel erfahren Sie alles rund um das Thema: Was ist ein IT Asset Manager und was sind die Aufgaben eines IT Asset Managers.

Insbesondere in Zeiten von Inflation und Lieferketten Engpässen sind Unternehmen mehr denn je gefordert wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu zählt es unnötige Kosten zu verringern, die Prozesse der Wertschöpfungskette weitestgehend zu optimieren und den Energieverbrauch – Stichwort hohe Energiekosten – zu minimieren.

Ein großer Teil der Kosten sind in vielen Unternehmen IT Kosten, genauso wie Gehälter und die gesamte Infrastruktur, inklusive Gebäude, Maschinen, etc.

Was sind Assets in der IT?

Der Begriff IT Asset umfasst sämtliches Anlagevermögen, das der IT zuzurechnen ist. Auch hier gilt, wenn die GWG-Grenze (800 Euro netto) überschritten wird, müssen diese Assets auffindbar und identifizierbar sein.

Zu den IT Assets zählen beispielsweise sämtliche:

• Mobilen Geräte wie Smartphones oder Tablets
• Notebooks und PCs
• Sämtliche Netzwerkgeräte wie Switches, Access Points oder Router
• Druck Geräte wie Scanner, Drucker oder Multi Geräte
• Server

Zusätzlich zählen sämtliche Assets dazu, die für den Betrieb der IT Infrastruktur wesentlich sind und für die zentralen Prozesse wichtig sind. Dazu können auch Assets zählen, die unterhalb der GWG Grenze liegen.

Was ist ein IT Asset Manager?

Was genau ist nun ein IT Asset Manager? Ein IT Asset Manager überblickt sämtliche Assets und ist bewandert in den ITAM Konzepten und Strategien. Er ist verantwortlich  für deren Einhaltung und häufig ein Mitarbeiter, dessen gesamte Aufgaben nur das ITAM umfassen. Er kümmert sich um die Ziele und Strategien von ITAM.

In einer gut strukturierten IT-Abteilung ist in der Regel immer ein IT Asset Manager zu finden, der die Herausforderungen eines IT-Asset Management aus erster Hand kennt und damit bestmögliche Entscheidungen treffen kann.

Was macht ein IT Asset Manager?

Nun wissen wir, was ein IT Asset Manager ist, was aber macht ein IT Asset Manager? Ein IT Asset Manager ist verantwortlich für folgende Aufgabenbereiche:

• Asset Verfügbarkeit: Zu jederzeit müssen ausreichend Ressourcen für das Unternehmen vorhanden sein, und das in guter Qualität und auf dem neuesten technischen Stand. Gleichzeitig muss er gegenüber den IT Abteilungsleitern und / oder den Geschäftsführern oder dem C-Level regelmäßige Berichte erstatten.
• Standardisierung von Prozessen: Der IT Asset Manager unterstützt sämtliche Teams und Abteilungen im Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu standardisieren und zu optimieren, wobei sie nach Möglichkeit an den Prozessen des IT Asset Management auszurichten sind.
• Überwachung der TCD. Der TCD ist der Total Cost of Ownership und beschreibt die Kosten, die dem Unternehmen entstehen. Er setzt sich zusammen aus dem Anschaffungspreis, dem Betrieb, dem Support und der Wartung. Dem gegenüber wird der Mehrwert für das Unternehmen gestellt
• Tools für ITAM Prozesse. Um seine Arbeit bestmöglich machen zu können, braucht der IT Asset Manager auch eine gute Software Lösung. Unterstützt wird er optimaler Weise durch eine leistungsstarke IT-Asset Management Software, die ihm einen guten Überblick über sämtliche IT Assets liefert und ihm ermöglicht rasche und gut fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Ansprechpartner für alle. Jeder Mitarbeiter, jedes Team und jede Abteilung hat in dem IT Asset Manager eine zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um das Thema ITAM. Er ist also dafür verantwortlich nach und nach das Mindset im Unternehmen zu verändern, kann Mitarbeitern erläutern warum sie sorgsam mit ihrem IT Equipment umgehen müssen und jederzeit Fragen zum Lifecycle der Assets beantworten. Dabei kann er den gesamten Prozess oder nur Teile erörtern, egal ob die Kollegen etwas über die Beschaffung, unterschiedliche Berechnungen oder Entsorgung wissen möchten.

Lieferkettenprobleme erhöhen die Bedeutung eines guten IT Asset Managers

Vor Corona war es so gut wie undenkbar, dass manche Produkte oder Teile nicht relativ rasch, teilweise sogar noch am selben oder folgenden Tag verfügbar waren. Mit der Pandemie jedoch und den Nachwirkungen sind viele Lieferketten aus dem Trott geraten oder ganz zum Erliegen gekommen.

Das bedeutet für Unternehmen weltweit, dass sie ihren Fokus plötzlich drastisch verändern müssen. Der Trend geht in die Richtung der Stabilisierung der Lieferketten und die passende Balance zwischen Kosten und Verfügbarkeit zu finden. Schließlich können nicht sämtliche Kosten immer sofort an Kunden weiter gegeben werden, insbesondere, wenn es sich um längerfristige Verträge oder Ähnliches handelt.

Ganz ähnlich sieht es auch für IT Asset Manager aus, denn für ihn ist die Verfügbarkeit von IT Assets eine der Hauptaufgaben, die er bewältigen muss. Schließlich muss das Unternehmen in jeder Wirtschaftslage die Möglichkeit haben, weiter die zentralen Prozesse – die das Unternehmen am Leben erhalten – durchführen zu können. Darüber hinaus muss natürlich die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit berücksichtigt und sichergestellt werden.

Beispiel: Wenn im Einkauf, der Produktion oder im Verkauf Hardware defekt ist, ist der Prozess unterbrochen, oder wenigstens deutlich verlangsamt. Wird diese defekte Hardware jedoch ausgetauscht, hat das direkte Auswirkungen auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den Umsatz des Unternehmens.

Beispiel 2: Wenn das Budget für die Cloud oder andere Projekte zu klein ist und nicht (rechtzeitig) erhöht werden kann, kann das geplante Skalierungen des Unternehmens behindern oder gar verhindern. Dadurch müssten Skalierungen verschoben oder können nur in unzureichendem Maße ausgeführt werden, was dem Unternehmen schaden könnte.

Diese beiden Beispiele stehen für eine Menge weiterer Möglichkeiten, wie der IT Asset Manager großen Einfluss auf den Gesamterfolg seines Unternehmens hat. Insbesondere in den letzten 2,5 Jahren ist die Bedeutung des IT Asset Managers deutlich gestiegen. Das bedeutet für Unternehmen, es müssen ausreichend Kapazitäten für diese Rolle und Aufgaben zur Verfügung gestellt werden.

Die Rolle bietet zu große Potenziale, als, dass sie in einer Zeit stetig und stark steigender Kosten vernachlässigt werden könnte. Die Verfügbarkeit von IT Assets ist zu einem zentralen Aspekt von Wettbewerbsfähigkeit geworden und nur mit gutem ITAM können Kosten gespart, die Umwelt geschont und das Unternehmen langfristig erfolgreich sein!

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