IT procurement

Was ist IT Procurement?

IT Procurement ist eine Reihe von Aktivitäten und Verfahren, die für die Beschaffung von Informationstechnologie (IT) erforderlich sind. Dazu gehört ein breites Spektrum an Software, Hardware und Netzwerkressourcen sowie die damit verbundenen Dienstleistungen. Es geht jedoch um weit mehr als nur den Kauf von Geräten oder die Installation einer Anwendung oder Software.

Die IT-Beschaffung umfasst eine strategische Planung, um festzustellen, welche Technologie auf der Grundlage der langfristigen Ziele eines Unternehmens und der unmittelbaren Anforderungen benötigt wird. Sie umfasst die Analyse verschiedener Anbieter und Produkte, die Aushandlung von Verträgen und die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen bei gleichzeitiger Einhaltung von Budgetvorgaben – ein ziemlicher Balanceakt.

Interessanterweise ist die IT-Beschaffung nicht mehr allein Sache der IT-Teams. Da immer mehr Geschäftsbereiche von der Technik abhängig sind, erfordert die IT-Beschaffung häufig die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, von der Finanzabteilung bis zum operativen Geschäft, um eine kohärente Teamarbeit und Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele sicherzustellen.

Wenn Sie sich also fragen, was die Beschaffung in der IT ist, sollten Sie sich vorstellen, dass es sich um eine Schlüsselfunktion handelt, die mehrere Elemente zur Optimierung der technologischen Fähigkeiten Ihres Unternehmens orchestriert, ohne die Kosten zu erhöhen.

Um all diese beweglichen Teile effektiv zu verwalten, ist in der Regel ein strukturierter Prozess erforderlich, auf den wir später noch näher eingehen werden. Lassen Sie uns zunächst näher darauf eingehen, warum die IT-Beschaffung für Unternehmen heute von entscheidender Bedeutung ist.

Warum IT Procurement für Unternehmen so wichtig ist

Die IT-Beschaffung spielt eine wichtige Rolle für die betriebliche Effizienz eines jeden Unternehmens, und eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie bringt weit mehr als nur finanzielle Vorteile. Aus diesem Grund ist eine gut geplante IT-Beschaffungsstrategie keine Option, sondern ein Muss.

Minimierte Ausfallzeiten: In Arbeitsumgebungen, die in hohem Maße von der Technologie abhängig sind, können Ausfallzeiten der Geräte den täglichen Betrieb stark beeinträchtigen. Eine effektive IT-Beschaffung gewährleistet die ständige Verfügbarkeit und Wartungsfähigkeit wichtiger Geräte und unterstützt so den kontinuierlichen Arbeitsablauf. Darüber hinaus erhalten Unternehmen durch ein angemessenes Management der Lieferantenbeziehungen – ein wesentlicher Bestandteil der IT-Beschaffung – rechtzeitig Unterstützung und Wartung für ihre Systeme, was dazu beiträgt, den laufenden Betrieb noch zuverlässiger zu gestalten.

Kosteneinsparungen: Zu einem effektiven Beschaffungsprozess gehört die Auswahl geeigneter Anbieter, die wettbewerbsfähige Preise anbieten, ohne Kompromisse bei der Qualität oder den Lieferfristen einzugehen. Im Laufe der Zeit führt dies zu erheblichen Budgeteinsparungen, so dass mehr Ressourcen für Innovation und Entwicklung zur Verfügung stehen.

Integration mit bestehenden Systemen: In schnelllebigen digitalen Unternehmen ist die nahtlose Integration verschiedener Systeme von entscheidender Bedeutung, und ein effizientes IT-Beschaffungsmanagement macht dies möglich. Eine intelligente IT-Beschaffungsstrategie stellt sicher, dass Unternehmen Technologien erwerben, die mit bestehenden Systemen kompatibel sind, während sie die Zukunft für mögliche IT-Erweiterungen offen lassen, um mit geschäftlichen Veränderungen oder Wachstum Schritt zu halten.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann manchmal von effektiven Technologie- und Beschaffungsstrategien eines Unternehmens abhängen. Der Erwerb rechtmäßiger Softwarelizenzen oder Geräte, die den branchenspezifischen Sicherheitsvorschriften entsprechen, gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und schützt das Unternehmen vor möglichen Klagen.

Der IT-Beschaffungsprozess

Der IT-Beschaffungsprozess umfasst den Erwerb von IT-Produkten oder -Dienstleistungen, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind. Er ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Beschaffungsmanagements in jedem Unternehmen, das für seinen täglichen Betrieb oder für strategische Initiativen auf technologische Hilfsmittel angewiesen ist.

Der Prozess der IT-Beschaffung ist jedoch etwas komplizierter als der alltägliche Einkauf im örtlichen Computerladen. Die IT-Beschaffung umfasst mehrere Phasen, von der Festlegung der Spezifikationen über die Suche nach potenziellen Anbietern und die Verhandlung von Kosten und Verträgen bis hin zur Implementierung von Systemen in der Abteilung oder im Unternehmen. Werfen wir einen Blick auf den gesamten Prozess, bis hin zur Bewertung und zum Abschluss eines IT-Beschaffungsgeschäfts.

1. Definition der Anforderungen: Der Beschaffungsprozess beginnt mit einer Analyse der technischen, betrieblichen und strategischen Anforderungen des Unternehmens. Welche Technologie wird benötigt, um die aktuellen Probleme oder zukünftigen Pläne des Unternehmens zu lösen? Eine klare Definition der IT-Anforderungen erleichtert die weiteren Schritte des Prozesses und stellt sicher, dass die eingesetzten Ressourcen optimal genutzt werden.
2. Identifizierung von Anbietern: Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert haben, ist es an der Zeit, nach Anbietern zu suchen, die das gesuchte IT-Produkt oder die gesuchte Dienstleistung anbieten. Erstellen Sie eine Auswahlliste der besten Anbieter, und nutzen Sie diese als Leitfaden für die Auswahl der am besten geeigneten Lösung in Bezug auf Funktionen, Lieferfähigkeit, Support und Kosten.
3. Verhandlungen: Sobald Sie einen oder mehrere geeignete Anbieter in die engere Wahl gezogen haben, ist es an der Zeit, in die Verhandlungsphase einzutreten. Berücksichtigen Sie alle relevanten Vertragsbedingungen, wie Preis, Lieferfristen und Zusatzleistungen, und beginnen Sie mit den Verhandlungen.
4. Umsetzung: Sobald ein Anbieter ausgewählt und der Vertrag unterzeichnet ist, wird die ausgewählte Lösung im Unternehmen eingeführt. Bei einigen Produkten oder Diensten kann diese Phase nur wenige Stunden dauern; in Fällen, in denen Konfigurationen und Integrationen erforderlich sind, kann sie sogar einige Wochen in Anspruch nehmen.
5. Bewertung und Vertragsabschluss: Nach erfolgreicher Installation endet der Beschaffungsprozess in der Regel mit einer Überprüfung und Validierung, um sicherzustellen, dass die Lösung die vereinbarten Spezifikationen erfüllt. Wenn ja, wird der Beschaffungsvertrag geschlossen. Im Falle von SaaS oder geleasten Geräten können die Verträge fortlaufend sein und erfordern eine kontinuierliche Überwachung.

Die beste Vorgehensweise bei der IT-Beschaffung besteht darin, jede einzelne Phase so gründlich wie möglich zu beschreiben. Von der Entscheidung, welche Art von Software für die Bedürfnisse des Unternehmens geeignet ist, bis zur endgültigen Regelung der vertraglichen Verpflichtungen wird eine reibungslose Koordinierung mit den Beteiligten intern und mit dem Anbieter extern dazu beitragen, dass Sie eine maximale Kapitalrendite (ROI) erzielen.

Kriterien für die IT-Beschaffung: Was macht eine gute Strategie aus?

Die Entscheidung über die richtige IT-Beschaffungsstrategie ist ein komplexer Prozess mit vielen beweglichen Teilen. Zur Vereinfachung gehen wir 7 Schlüsselkriterien durch, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen und zu strategischeren Investitionen in IT-Ressourcen führen können.

1. Ruf des Anbieters: Der Ruf ist wichtig, nicht nur für die Qualitätssicherung, sondern auch für die Kontinuität der Lieferung. Führen Sie gründliche Nachforschungen durch, um die Glaubwürdigkeit des Anbieters auf der Grundlage früherer Kundenrezensionen und -bewertungen zu ermitteln.
2. Service Level Agreements (SLAs): In SLAs werden Vereinbarungsparameter wie Leistungsumfang, Fristen und Leistungen zwischen beiden Parteien festgelegt. Durch die Beachtung der SLAs wird sichergestellt, dass die Verpflichtungen des Anbieters klar und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
3. Kosteneffizienz: Das Geschäftsbudget spielt bei Beschaffungsentscheidungen unweigerlich eine wichtige Rolle. Eine kosteneffiziente Beschaffung sollte hohe Qualität zu einem erschwinglichen Preis bieten.
4. Produktqualität: Vergewissern Sie sich, dass die beschafften IT-Produkte oder -Dienstleistungen den Branchenstandards in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit und Langlebigkeit entsprechen.
5. Einhaltung der Datensicherheit: Die zunehmende Abhängigkeit von digitalen Technologien bringt Cyber-Bedrohungen mit sich, die die Datensicherheit gefährden können. Achten Sie darauf, dass Sie nur mit Anbietern zusammenarbeiten, die sich strikt an Cybersicherheitsprotokolle halten und mit den sich schnell ändernden Cybertrends Schritt halten.
6. Unterstützung nach dem Kauf: Prüfen Sie, ob der Anbieter nach dem Kauf einen prompten Kundensupport anbietet. Dies ist wichtig für die Wartung der Software und die Behebung von Fehlern, die nach der Implementierung in Ihrem Unternehmen jederzeit erforderlich sein können.
7. Beziehung zum Anbieter: Erfolgreiche IT-Beschaffung ist mehr als nur der Kauf hochwertiger Produkte oder Dienstleistungen. Es geht darum, vorteilhafte Beziehungen zu Anbietern aufzubauen, die bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Ihre langfristigen strategischen Ziele zu erreichen. Wählen Sie Anbieter, die Sie mögen und mit denen Sie gerne zusammenarbeiten! 

Diese Beschaffungskriterien sind zwar wichtig, aber jedes Unternehmen hat seine eigenen IT-Ziele, die von der Branche und anderen Faktoren abhängen. Daher wird die „beste Lösung“ für IT-Produkte oder -Dienstleistungen für verschiedene Unternehmen unterschiedlich sein. Wenn Sie flexibel bleiben und sich gleichzeitig an die Kernrichtlinien halten, können Sie sich im Laufe der Zeit anpassen und so die langfristige Effizienz Ihres IT-Beschaffungskonzepts sicherstellen. Wenn Sie beispielsweise ein IT-Produkt wegen seiner Einfachheit beschaffen, kann dies zwar kurzfristig einen Vorteil in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit bringen, die Anpassungsfähigkeit bei künftigen Beschaffungen wird jedoch wahrscheinlich begrenzt sein.

Durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Flexibilität und den oben genannten Kriterien können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Ausfallzeiten reduzieren und eine bessere Kapitalrendite aus ihren IT-Beschaffungen erzielen, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschafft. 

Vor allem bei der Vielzahl sich überschneidender und integrierter IT-Produkte kann eine Matrixstrategie hilfreich sein, um bestimmte Kriterien gegenüber anderen zu priorisieren. Achten Sie bei Ihrer nächsten IT-Beschaffungsentscheidung darauf, ausreichend Zeit und Mühe in die Bewertung all dieser Faktoren zu investieren. Der Erfolg von morgen hängt von den Entscheidungen ab, die Sie heute bei der IT-Beschaffung treffen, also machen Sie Ihre Entscheidungen richtig.

Schlüsselfaktoren für eine effektive IT-Beschaffung

Obwohl eine Vielzahl von Faktoren eine Rolle spielt, ist die IT-Beschaffung ein strategischer Prozess, so dass es möglich ist, ein „Erfolgsrezept“ zu definieren. Hier sind die Schlüsselfaktoren, die bei umfangreichen IT-Investitionen berücksichtigt werden müssen:

Klares Verständnis der geschäftlichen Anforderungen

Zunächst einmal ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen genau kennen. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, welche technologischen und verfahrenstechnischen Verbesserungen Sie benötigen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Zu wissen, dass Sie ein Upgrade benötigen, reicht nicht aus. Sie müssen genau wissen, welche Bereiche verbessert werden müssen, wie diese Verbesserung aussehen soll und wie sie zur Erreichung der kurz- und langfristigen Ziele der Abteilung und des Unternehmens beitragen wird.

Strategische Planung und Management

Strategische Entscheidungen von großer Tragweite, wie z. B. die Auslagerung von IT-Beschaffungsdiensten oder die Beibehaltung einer internen Abteilung, sollten erst nach Abwägung aller möglichen Folgen getroffen werden. Wenn sie mit einem zukunftsorientierten Ansatz gut verwaltet werden, können IT-Beschaffungsentscheidungen das Unternehmen strategisch für das Wachstum positionieren.

Auswahl des Anbieters

Bei der Auswahl eines Anbieters geht es nicht nur um einen Kostenvergleich, sondern auch um eine umfassende Untersuchung der Zuverlässigkeit des Anbieters, seiner Erfolgsbilanz und ethischer Erwägungen, neben anderen Faktoren.

Die Beziehungen zu den Anbietern wirken sich direkt auf die Verfügbarkeit von Ressourcen und den Gesamterfolg oder Misserfolg von Arbeitsabläufen und Projekten aus, daher sollten Sie die Anbieter mit Bedacht auswählen. 

Technische Kompetenz

Die technische Kompetenz derjenigen, die Ihre Beschaffungen verwalten – egal, ob es sich um Drittanbieter oder interne Mitarbeiter handelt – hat einen großen Einfluss auf die IT-Ergebnisse. Das richtige Fachwissen ist von entscheidender Bedeutung, da es die Mitarbeiter in die Lage versetzt, komplexe technische Anforderungen zu verstehen, die notwendig sind, um den größtmöglichen Nutzen aus jeder Beschaffung zu ziehen.

Risikomanagement

Die Vorbereitung auf unerwartete Ereignisse trägt zu einer reibungslosen Implementierung neuer Systeme oder Dienste bei. Eine gut definierte Risikomanagementstrategie in Verbindung mit einer kontinuierlichen Überwachung verhindert Überraschungen, die den IT-Betrieb stören oder erhebliche Verluste verursachen könnten.

Die IT-Beschaffung ist mehr als nur ein routinemäßiger Geschäftsprozess; sie ist eine Kernfunktion, die das Herzstück Ihres Unternehmens darstellt. Wenn sie effektiv eingesetzt wird, kann sie Ihre betriebliche und finanzielle Effizienz erheblich steigern, das Wachstum fördern und den Geschäftserfolg unterstützen.

Beispiele für IT-Beschaffungen

Wir alle wissen, wie es ist, ein Smartphone oder eine Software-App zu kaufen. Aber die IT-Beschaffung in Unternehmen ist weitreichender und viel komplexer. Hier sind einige typische Szenarien, die zeigen, wie die IT-Beschaffung in der Praxis aussehen kann: 

Beschaffung von Software 

Ein Unternehmen benötigt ein neues Projektmanagement-Tool, um seine Produktivität zu steigern und die Abläufe im gesamten Unternehmen zu optimieren. Das Tool muss über eine ausgefeilte Genehmigungsfunktion verfügen und Automatisierungen für komplexe, teamübergreifende Projekte unterstützen. Die IT-Beschaffungsabteilung wäre damit beauftragt, diese Software zu identifizieren, zu beschaffen und von einem renommierten Anbieter zu erwerben.

Anschaffung von Hardware

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen möchte seine Server aufrüsten oder vielleicht neue Computer für das Team anschaffen. Dies fällt genau in den Bereich der IT-Beschaffung. Kompetente Beschaffungsteams beschaffen diese Geräte nicht nur von zuverlässigen Anbietern zu einem wettbewerbsfähigen Preis, sondern stellen auch sicher, dass sie mit Ihrer bestehenden Infrastruktur kompatibel sind.

Verwaltete IT-Dienste

Unternehmen beauftragen häufig Drittanbieter von Managed Service Providern (MSP), um bestimmte Aspekte ihrer IT-Umgebung zu verwalten. Dazu können Netzwerkmanagement, Cybersicherheitsmaßnahmen oder Notfallwiederherstellungsstrategien gehören. In solchen Fällen ist die Kontaktaufnahme und Vertragsverhandlung mit diesen MSP ein weiteres Beispiel für die IT-Beschaffung.

Telekommunikationsdienste

Zu den IT-Beschaffungsdiensten gehören auch Telekommunikationsdienste, die für jede Organisation von grundlegender Bedeutung sind. Breitbandverbindungen, Telefonleitungen, mobile Datenübertragung oder VPNs für Außendienstmitarbeiter – all das fällt unter die kritischen Beschaffungsdienste, die von Telekommunikationsunternehmen angeboten werden. Diese erfordern Echtzeitverhandlungen und ein kontinuierliches Beziehungsmanagement durch erfahrene technische Beschaffungsteams.

Die obigen Beispiele zeigen, wie vielfältig die Aktivitäten des IT-Beschaffungswesens innerhalb eines Unternehmens sind – von der Beschaffung konkreter Hardware bis hin zu komplexen IT-basierten Dienstleistungen. Aus diesem Grund sind die besten Beschaffungsspezialisten kompetente, technisch versierte Personen, die über das Wissen und das Selbstvertrauen verfügen, um effektive Beschaffungsaktivitäten voranzutreiben, die sich direkt auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens auswirken.

IT-Beschaffungen vs. konventionelle Beschaffung

Die IT-Beschaffung und die konventionelle Beschaffung gehören zur selben Familie“, aber es gibt große Unterschiede zwischen beiden, die unterschiedliche Strategien erfordern. Zwar geht es in beiden Fällen um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten, doch unterscheidet sich die IT-Beschaffung von der sich weiterentwickelnden digitalbasierten Branche, die mit spezifischen vertraglichen Einschränkungen und einem verstärkten Fokus auf das Risikomanagement einhergeht.

Die konventionelle Beschaffung konzentriert sich in der Regel auf physische Güter wie Rohstoffe, Büromaterialien oder Maschinenausrüstung. Der Schwerpunkt liegt auf der Beschaffung von Standardprodukten zu den bestmöglichen Kosten, deren Spezifikationen klar definiert und zwischen verschiedenen Anbietern leicht vergleichbar sind. Als Maßstab für den Erfolg können Überlegungen wie Lieferfristen, Kosten und Zuverlässigkeit der Lieferanten dienen.

Auf der anderen Seite umfasst die IT-Beschaffung die Beschaffung von Hardware, Software und technischen Dienstleistungen – ein Bereich, der angesichts der sich schnell verändernden Technologien sehr komplex ist. Die Erkundung komplexer und detaillierter Produktspezifikationen ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Beschaffung. Ebenso wichtig ist es, die Lizenzvereinbarungen im Zusammenhang mit dem Kauf von Software zu verstehen – ein Faktor, der bei herkömmlichen Beschaffungen in der Regel nicht zum Tragen kommt.

Hinzu kommt die Berücksichtigung von Lebenszyklusaspekten. Bei konventionellen Beschaffungen geht es oft um Güter, die sich im Laufe der Zeit abnutzen, oder um Verbrauchsgüter, die immer wieder neu gekauft werden müssen. Im Gegensatz dazu können einige IT-Anschaffungen einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, da aktualisierte Technologien zu weitreichenden geschäftlichen Effizienzsteigerungen führen können, die über den ursprünglichen Zweck der Beschaffung hinausgehen.

Und schließlich ist da noch die Frage des Risikomanagements, die bei IT-Beschaffungen aufgrund der potenziell weitreichenden Konsequenzen, die sich ergeben, wenn IT-Produkte oder -Dienstleistungen die Erwartungen nicht erfüllen oder Sicherheitslücken aufweisen, eine viel größere Rolle spielt. Ein effektives Risikomanagement ist zwar bei allen Arten der Beschaffung wichtig, hat aber im Bereich der IT-Beschaffung noch mehr Bedeutung und Gewicht.

Konventionelle vs. IT-Beschaffung, TL;DR:

• Bei der konventionellen Beschaffung geht es vorwiegend um materielle Güter.
• Die IT-Beschaffung umfasst komplexe Dienstleistungsverträge und Lizenzen.
• Die Auswirkungen auf den Lebenszyklus unterscheiden sich deutlich zwischen konventionellen Vermögenswerten, die im Laufe der Zeit abgeschrieben werden, und digitalen Werkzeugen, die einen kontinuierlichen Wert für das Unternehmen darstellen können.
• Die Risikobewertung spielt bei der IT-Beschaffung eine größere Rolle als bei der normalen Beschaffung, vor allem aufgrund von Bedrohungen der Cybersicherheit und der Abhängigkeit von technischen Spitzenleistungen.

Welche Herausforderungen sind mit der Umsetzung solider IT-Beschaffungsstrategien verbunden?

Die Beschaffung von Technologie ist nicht immer ein Spaziergang; es gibt gelegentlich Hindernisse auf dem Weg dorthin. 

• Das erste Problem, das auftreten kann, ist mangelndes Wissen über die zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen. Da IT-Technologien so breit gefächert und komplex sind, fehlt es den Entscheidungsträgern nicht selten an grundlegenden, aber entscheidenden Kenntnissen über die spezifischen Technologien, die bei der Beschaffung zum Einsatz kommen.
• Eine weitere Herausforderung ist das Änderungsmanagement. Häufig stoßen Unternehmen bei der Einführung neuer Systeme oder Plattformen auf den Widerstand der Mitarbeiter. Wenn die Akzeptanz und die Einhaltung der Vorschriften gering sind, stellt dies ein erhebliches Hindernis für eine erfolgreiche Implementierung dar.
• Das richtige Gleichgewicht zwischen Kosten und Qualität zu finden, kann ebenfalls knifflig sein. Unternehmen lassen sich oft von kostengünstigen Lösungen verführen und gehen dabei Kompromisse bei Qualität und Leistung ein, was letztlich zu höheren Gesamtbetriebskosten führt.
• Darüber hinaus stellt es eine eigene Herausforderung dar, mit dem raschen technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Was heute noch topaktuell ist, kann morgen schon überflüssig sein und zwingt Unternehmen zu ständigen Anpassungen.
• Und schließlich ist da noch die Cybersicherheit, die in einer Zeit ständiger Cyber-Bedrohungen wahrscheinlich eines der größten Probleme bei der Suche nach neuen Technologieanbietern oder Beschaffungspartnern darstellt.

Auch wenn diese Herausforderungen gewaltig erscheinen mögen, gehören sie doch einfach zum IT-Beschaffungsmanagement dazu und sollten nicht gefürchtet werden. Mit strategischer Planung, angemessener Unterstützung durch die Unternehmensleitung, einer gründlichen Lieferantenbewertung und einem agilen Ansatz für das Änderungsmanagement sind Sie bereit, jedes Hindernis zu überwinden, das sich Ihnen bei Ihrem nächsten IT-Beschaffungsprozess in den Weg stellt.