Was ist BYOB und welche Nutzen und Gefahren gibt es?

Bring Your Own Device (BYOD) bezeichnet die Möglichkeit, persönliche elektronische Geräte wie Laptops, Handys oder Tablets im Netzwerk eines Unternehmens, einer Schule, einer Universität oder einer Bibliothek einzusetzen. Die User können dabei nicht nur die Netzwerkdienste des Unternehmens oder der Institution nutzen, sondern auch Daten innerhalb der Organisation oder des Unternehmens verarbeiten oder speichern. Weiter ermöglicht BYOD es den Mitarbeitern, mit Geräten zu arbeiten, mit denen sie bereits vertraut sind. Die Unternehmen sparen Kosten, da sie weniger Ausrüstung für ihre Mitarbeiter erwerben müssen.

Bei der Anwendung der BYOD-Philosophie muss jedoch auch die Datensicherheit berücksichtigt werden. Der Zugriff auf ein Netzwerk über ein Gerät, das mit Viren oder Trojanern infiziert ist, gefährdet wichtige Unternehmensdaten. BYOD bringt viele Vorteile, aber auch Nachteile mit sich. Bei der Umsetzung einer BYOD-Strategie ist eine professionelle Unterstützung notwendig.

Vorteile BYOD

Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die nicht nur im Büro arbeiten, ist die Diskussion über BYOD besonders wichtig. Denn, wenn ein Unternehmen den Mitarbeitern an entfernten Standorten die Nutzung ihrer eigenen persönlichen Mobilgeräte gestatten, so kann dies die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im Büro und ihren Kollegen an Aussenstandorten wesentlich verbessern. Vielerorts hat sich der Erfolg privater Smartphones im Unternehmensumfeld bereits bewährt. Verbessert haben sich gemäss Studien vor allem die Produktivität, die Flexibilität und BYOD führt nachweislich zu Kostensenkungen.

Produktivität und Vertrauen

Gemäss einer Studie von Forbes sagen bis zu 49% der Arbeitnehmer, dass sie produktiver arbeiten können, wenn sie ein eigenes Gerät einsetzen dürfen. Im Allgemeinen neigen Arbeitnehmer dazu, die Kommunikation auf einem Gerät zu vermeiden, mit dem sie sich nicht wohl fühlen. Um sicherzustellen, dass relevante Informationen sämtliche Mitarbeiter auf den richtigen Kanälen erreichen, muss das Unternehmen folglich Geräte einsetzen, mit denen die Mitarbeiter vertraut sind.

Die Implementierung einer BYOD-Strategie bedeutet für das Unternehmen, dass weniger Aufwände für Schulungen anfallen. Die Mitarbeiter sind bereits mit ihren eigenen Geräten vertraut und wissen, wie sie diese am besten nutzen können. Aus diesem Grund kann das Unternehmen eine Steigerung der Effizienz und eine Verringerung des Zeitaufwands für die Erledigung von Aufgaben erreichen, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

Flexibilität und Kosteneinsparungen

Mitarbeiter mit eigenen Geräten, können überall da arbeiten, wo sie Platz finden, ohne dass andere Hilfsmittel dafür notwendig sind. Gerade in heutigen Zeiten mit Großraumbüros, Abständen, Maskenpflicht und Homeoffice, ist dies ein grosser Vorteil. Flexibilität gilt heute als Schlüsselfaktor für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und kann die Loyalität, die Moral und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen.

Dank BYOD kann das Unternehmen zudem Geld sparen, da nicht für jeden ihrer Mitarbeiter ein eigenes Gerät angeschafft werden muss. BYOD kann ebenso die Ausgaben in weiteren Bereichen senken: Hardware, Telekommunikation sowie Support und Schulung. Weiter werden die Kosten für Reparaturen und Updates gesenkt. Basierend auf einer Studie von Cisco sparen Unternehmen mit BYOD schätzungsweise 3150 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Nachteile BYOD

Der Einsatz eigener Geräte im Rahmen einer BYOD-Strategie bringt jedoch nicht nur Vorteile mit sich. Gerade die IT-Security sowie die Distribution benötigter Software erweist sich oft als schwierig. Um die Sicherheit zu gewährleisten, bietet Atera eine Integration mit Bitdefender. Nachfolgend werden die wichtigsten Nachteile von BYOD aufgelistet.

IT-Security (Sicherheit) und Software Verteilung

Stellt das Unternehmen sämtliche Geräte für die Mitarbeiter zur Verfügung, so kann es im Rahmen der IT-Strategie diese auch überwachen. Weiter können Backup-Software, Antiviren-Software oder spezielle Passwort-Schutzrichtlinien eingeführt werden. Das alles ist wesentlich schwieriger, wenn der Mitarbeiter sein eigenes Gerät einsetzt. Denn die Sicherheit auf persönlichen Geräten zu verwalten, ist nicht ganz einfach.

Die Einführung von Vorschriften für ein Gerät, das sich im Besitz eines Mitarbeiters befindet, selbst wenn es nur während der Arbeitszeit genutzt wird, kann sich für den Mitarbeiter oftmals wie ein Eingriff in die Privatsphäre anfühlen. Unternehmen, die eine BYOD-Strategie einsetzen wollen, müssen sich mit der Tatsache abfinden, dass sie die Kontrolle über die angemessene Nutzung der Mitarbeitergeräte aufgeben. Dies birgt mitunter ein hohes Sicherheitsrisiko.

Nicht wenige Unternehmen setzen für den Alltag sehr spezifische Software ein. Auch für die temporäre Durchführung bestimmter Projekte kann spezielle Software verwendet werden. In einigen Fällen können Mitarbeiter, die ihre eigenen Geräte mitbringen, Probleme bei der Installation oder Nutzung dieser Software haben. Möglicherweise sind ihre Geräte nicht einmal für die Software geeignet. Die Mitarbeiter werden somit nicht produktiver, sondern können im schlimmsten Fall die Alltagsarbeiten gar nicht erledigen, was für das Unternehmen sehr schädlich sein kann.

Daten und Konsistenz

Arbeitet ein Mitarbeiter mit seinem privaten Gerät, so befinden sich zwangsläufig auch Unternehmensdaten auf seinem privaten Gerät. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, kann es notwendig sein, die privaten Informationen des Unternehmens von seinem Gerät zu entfernen, um einen möglichen Missbrauch der Informationen zu verhindern.

Dies stellt in den meisten Fällen eine ziemliche Herausforderung dar, da es als Eingriff in die Privatsphäre des Mitarbeiters angesehen werden kann und die Verpflichtung besteht, die persönlichen Daten der Mitarbeiter zu schützen. Es kann folglich passieren, dass sensible Daten des Unternehmens auf dem privaten Gerät des Mitarbeiters bleiben. Noch drastischer sieht der Fall bei einem Verlust oder Diebstahl des betroffenen Gerätes aus. So könnten Daten des Unternehmens durch fahrlässigen Schutz sehr schnell in falsche Hände geraten.

Es kann sein, dass einige Mitarbeiter noch Handys oder Laptops aus älteren Jahrgängen benutzen, während andere bereits mit sehr innovativen Technologien unterwegs sind. Obschon ein Unternehmen bei der Implementierung einer BYOD-Strategie Geld sparen kann, fallen oftmals zusätzliche Kosten für den Endnutzer-Support an. Beispielsweise können in einem Team von zehn Mitarbeitern vielleicht acht verschiedene Geräte, die von sechs verschiedenen Betriebssystemen unterstützt werden, im Einsatz sein. Probleme mit der Unternehmenssoftware sind so praktisch nicht zu beheben, da jedes Gerät ein Einzelfall ist. Es ist folglich fraglich, wie viel Geld das Unternehmen dank der BYOD Strategie tatsächlich sparen kann.

Fazit

Es gibt viele Vor- und Nachteile, die vor der Einführung einer BYOD-Strategie analysiert werden sollten. Mithilfe einer BYOD-Strategie kann Geld gespart und die Produktivität gesteigert werden, denn sie fördert die Vertrautheit mit einem Arbeitsgerät. Eine solche Strategie kann jedoch auch bestimmte Risiken für das Unternehmen mit sich bringen. Vor der Implementierung einer BYOD-Strategie sollten sich sowohl Arbeitnehmer wie auch der Arbeitgeber umfassend über die Richtlinien und Gefahren informieren, um sich mit den wichtigsten Vor- und Nachteilen vertraut zu machen.