Loin des yeux, hors de contrôle : La propagation silencieuse du Shadow IT

Imaginez votre département informatique comme le décor d’un vieux film western. Si le management IT est le shérif de la ville, le shadow IT devient le méchant : indigne de confiance, imprévisible et capable de saper tous les efforts de sécurité. Cette menace est d’autant plus grave qu’elle provient de votre équipe – ou peut-être même de vos actions.

Le shadow IT est un comportement ou une pratique d’un employé qui s’appuie sur des technologies ou des ressources non approuvées pour effectuer son travail. Les exemples incluent l’utilisation d’appareils personnels non approuvés au lieu des appareils de l’entreprise, l’utilisation de logiciels provenant de l’extérieur de l’organisation ou le partage des identifiants de connexion. Bien que ces comportements puissent sembler assez innocents, ils risquent d’exposer votre organisation à de graves failles de sécurité et à d’autres menaces.

Pour vous aider à comprendre les risques du shadow IT et les moyens de la prévenir, voici un aperçu détaillé du shadow IT : ce qu’il est, pourquoi il existe, ses conséquences et comment la bonne solution logicielle de management IT peut agir comme le héros dont vous avez besoin pour empêcher les méchants d’entrer dans la ville.

Qu’est-ce que le shadow IT ?

Le « shadow IT » est une pratique ou un comportement qui se situe en dehors des paramètres des connaissances et des ressources d’un département informatique. Étant donné que ce terme définit un large éventail de possibilités, voici quelques exemples du shadow IT :

• Achats de matériel, de logiciels ou de services cloud non approuvés : Si une entreprise choisit d’investir dans un produit sans l’avoir examiné avec le service informatique, ce produit est considéré comme du shadow IT jusqu’à ce qu’il soit présenté au service informatique et soumis au protocole d’intégration.
• Logiciels, matériel ou services cloud non approuvés utilisés par les employés : Si un membre d’une organisation télécharge un programme, utilise son appareil personnel ou partage un fichier avec un collègue en utilisant un service cloud extérieur, il adopte un comportement de shadow IT.
• Partager des identifiants de connexion ou d’autres informations sensibles : Si un employé partage ses identifiants de connexion, même avec un autre employé, cela est considéré comme du shadow IT.

Comme l’illustrent ces exemples, le shadow IT peut provenir de différents endroits et revêtir différentes formes. Si certains de ces comportements sont des interdits évidents, comme le téléchargement de logiciels non approuvés, d’autres semblent plus anodins (comme le partage des identifiants de connexion avec un collègue en qui l’on a confiance). Dans les deux cas, il est impossible de savoir à quel moment le shadow IT passera du statut de risque potentiel à celui de faille de sécurité ou autre conséquence négative.

Conséquences du shadow IT

Le shadow IT peut avoir de graves conséquences. Un rapport de Gartner publié en 2020 a révélé qu’un tiers des cyberattaques réussies se produiront sur des données stockées dans l’infrastructure du shadow IT. Les conséquences potentielles de l’utilisation du shadow IT sont les suivantes

• Violation de données : Un logiciel non autorisé peut compromettre un système de sécurité, surtout si l’utilisateur ne le met pas régulièrement à jour. Une violation de données peut également survenir lorsqu’un logiciel de shadow IT ou un service cloud expose des données sensibles, ce qui entraîne une fuite.
• Risques liés à la conformité : Si un service informatique reste dans l’ignorance des comportements du shadow IT, il peut exposer l’organisation à des violations de la conformité qui entraînent des pertes de données, des amendes, etc.
• Protocole de sécurité erratique : Lorsque les services informatiques ne connaissent pas les outils utilisés par les employés d’une organisation, ils ne sont pas en mesure d’appliquer les meilleures pratiques et les mesures de sécurité.

• Augmentation des coûts : Le shadow IT peut coûter cher à une organisation. Elle peut se retrouver à payer pour une technologie non approuvée et son équivalent approuvé, doublant ainsi inutilement ses dépenses. Un autre exemple est celui des coûts cachés des droits de licence, des frais de stockage et de la maintenance qu’entraîne du shadow IT. En cas de violation de la sécurité, une équipe devra payer pour le temps d’arrêt et la main-d’œuvre nécessaires pour rétablir l’ordre, sans parler de l’atteinte à sa réputation.

Compte tenu de ces inconvénients, il n’est pas étonnant que 77 % des professionnels de l’informatique affirment que le shadow IT deviendra une préoccupation majeure si le management n’agit pas.

Pourquoi le shadow IT est-il si répandu ?

Si le shadow IT présente tant de risques, pourquoi les gens s’y adonnent-ils ? Un rapport de Statista a révélé que 42 % des personnes interrogées utilisent leur messagerie personnelle non approuvée pour le travail, et que 58 % des managers IT utilisent des outils non approuvés pour se connecter à leur équipe. Il est également probable que le travail à distance ait favorisé la prolifération du shadow IT : Un autre rapport a révélé que 65 % des employés qui travaillaient à distance avant la pandémie utilisent aujourd’hui le shadow IT. Tous ces exemples indiquent une tendance claire à l’utilisation du shadow IT, malgré ses inconvénients inhérents.

Les raisons de la tentation du « shadow IT » sont multiples, mais l’une des principales est que les employés veulent être meilleurs dans leur travail. Ils prennent donc des raccourcis : ils utilisent des appareils ou des courriels personnels pour partager des fichiers et installent des applications ou des logiciels qui augmentent la productivité. Un autre facteur de motivation est que les employés ne sont pas satisfaits de la technologie disponible. La prévalence du travail à distance a ajouté une nouvelle corde à ce paradigme, car les employés doivent trouver de nouveaux moyens de communiquer les uns avec les autres.

Comment Atera aide les managers IT à combattre le shadow IT?

Atera propose une solution complète pour lutter contre le shadow IT, permettant aux services informatiques de reprendre le contrôle et la visibilité dans l’ensemble de l’organisation :

• Découverte et gestion des actifs : Les puissants outils de découverte des actifs d’Atera analysent et inventorient automatiquement tous les appareils et logiciels de votre réseau. Les équipes informatiques disposent ainsi d’une vue complète de ce qui est utilisé, ce qui permet d’identifier les outils et les applications non autorisés.
• Surveillance et gestion à distance (RMM) : Grâce aux fonctionnalités RMM d’Atera, les équipes informatiques peuvent surveiller et gérer de manière proactive tous les appareils, en veillant à ce qu’ils soient conformes aux politiques de l’entreprise et aux normes de sécurité.
• Déploiement centralisé des logiciels : Atera rationalise la distribution des logiciels, ce qui permet aux services informatiques de fournir rapidement aux employés des outils approuvés. Cela réduit la tentation de rechercher des solutions externes.
• Application des politiques : Mettez en œuvre et appliquez les politiques IT sur tous les appareils grâce aux fonctions de gestion des politiques d’Atera. Cela permet d’empêcher l’utilisation d’applications et de services non autorisés.
• Gestion des patchs automatisée : La mise à jour automatique de tous les systèmes et logiciels réduit les risques de sécurité associés aux applications obsolètes ou non prises en charge.
• Rapports et analyses : Les outils de reporting complets d’Atera offrent une visibilité sur l’utilisation des logiciels, ce qui aide les équipes informatiques à identifier les applications redondantes ou inutiles et à optimiser les licences.
• Capacités d’intégration : Atera s’intègre à divers outils tiers, ce qui permet à l’équipe informatique de créer un écosystème plus cohérent qui répond aux besoins des utilisateurs sans recourir au shadow IT.

En mettant en œuvre Atera, les entreprises peuvent faire la lumière sur le shadow IT, en le sortant de l’obscurité et en le plaçant dans un environnement géré et sécurisé. Cela permet non seulement d’améliorer la sécurité et la conformité, mais aussi d’accroître la productivité en veillant à ce que les employés aient accès aux outils dont ils ont besoin par le biais de canaux appropriés.

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