Was ist IT Asset Management?

Wofür brauche ich IT Asset Management Software?

IT Asset Management wird oft mit ITAM abgekürzt und ein gut funktionierendes ITAM hat sehr viele Vorteile. Erstens bekommen Sie eine gute Übersicht über alle IT Assets die Sie besitzen, oder die Sie für Ihre Kunden verwalten. Das inkludiert sowohl alle physischen Geräte wie Maschinen, Laptops, Drucker, Router und Server, also auch alle nicht-physischen Teile der Infrastruktur. Dazu zählen Software Lizenzen, Software Abonnements, Verträge mit Lieferanten und Bestellungen.

Wenn Sie keine IT Asset Management Software haben, müssen Sie sich darauf verlassen, dass alle diese Komponenten inklusive aller relevanter Informationen manuell erfasst werden. Außerdem müssen Sie sich darauf verlassen, dass sämtliche Änderungen (beispielsweise der Wechsel des Besitzers) genau dokumentiert werden. Wenn Probleme auftreten oder Vermögenswerte von der Infrastruktur entfernt oder dazu hinzugefügt werden, muss der Verantwortliche verlässlich alles dokumentieren und updaten. Aber das ist nur das best-case-Szenario. Es ist wahrscheinlicher, dass der eine oder andere Eintrag vergessen wird, sodass Sie sehr schnell Lücken oder blinde Flecken in Ihrer Dokumentation haben werden.

Im Gegensatz dazu gibt Ihnen eine ITAM Software eine einfache, gut strukturierte Übersicht über alles, was in der Infrastruktur vor sich geht. Sie können auf einen Blicke alle Endgeräte und die dafür verantwortlichen Personen sehen, ebenso wie Aufgaben, die es zu bearbeiten gilt, Informationen, wo sich ein jedes Gerät befindet, wie es um Ihre Lizenzen, Verträge und Hardware steht, wie der Zustand Ihrer Maschinen, Server und Endgeräte ist und vieles mehr.

Was kann ich mit IT Asset Management machen?

ITAM bietet aber noch mehr als „nur“ eine Übersicht darüber, welche Geräte und Lizenzen sich in Ihrer Infrastruktur befinden. Hier finden Sie noch  weitere Vorteile, die eine gute ITAM Software bietet.

Kostenreduktion

Ein guter Überblick über alle IT Assets bietet eine gute Grundlage für kluge – kostengünstige – Entscheidungen in Bezug auf neue Anschaffungen. So können Sie beispielsweise vorausplanen, welche Ihrer Maschinen im nächsten halben Jahr vom Netz genommen werden sollen, und können die neuen Maschinen alle gemeinsam und optimaler Weise preisreduziert kaufen.

Ebenso können Sie eine Garantie zu günstigerem Preis kaufen, anstatt gezwungenermaßen kurzfristige (und häufig teurere) Käufe tätigen zu müssen. Damit können Sie auch Ihre Kunden bei ihrem Prozess zur Budgetierung unterstützen, indem Sie vorausplanen, was Ihre Kunden benötigen werden. Aber auch in Ihrer internen IT können Sie die Verantwortlichkeit für die IT Infrastruktur auch zum Teil auf die einzelnen Abteilungen umlegen, anstatt alles nur als „IT’s Problem“ zu sehen.

Gesetzliche Einhaltungen (Compliance)

Abhängig von Ihrer Industrie oder Ihrem Sektor, wird es unterschiedliche Regelungen zur Einhaltung geben. Für gewöhnlich bestimmen diese Regelungen, wer auf welche Maschinen, Daten und Informationen Zugriff haben darf. Dies wird insbesondere dann wichtig, wenn es einen erfolgreichen Angriff auf Ihre IT Umgebung gibt, denn dann müssen Sie belegen können, wie Sie die Zugriffsrechte verwalten und kontrollieren.

Das bedeutet, dass ein guter Überblick über Ihre Vermögenswerde auch heißt, dass Sie wissen, welche kritischen Punkte es in Ihrer Einhaltung geben kann und wo alles genau dokumentiert ist. Dadurch müssen Sie nicht länger verzweifelt nach den Verantwortlichen suchen, falls sie um fünf vor zwölf doch noch gebraucht werden.

Sicherheit

Eines der größten Probleme in einer IT Umgebung ist die sogenannte Schatten-IT. Das bedeutet, dass Mitarbeiter häufig selbstständig Hardware oder Software an ihre Geräte anschließen oder darauf installieren, ohne die IT Abteilung davon in Kenntnis zu setzen. Möglicherweise handelt es sich hierbei um eine gratis SaaS Lösung, die die tägliche Arbeit erleichtert, oder sogar ein kostenpflichtiges Abonnement, das sie zu Hause besitzen und auf ihrem Arbeitslaptop ebenfalls installieren. Möglicherweise wissen sie nicht einmal, dass das ein Problem werden kann.

Dennoch sollte eine jede Erweiterung der IT Infrastruktur nur mit Zustimmung der IT Abteilung vorgenommen werden. Ohne starke IT Asset Management Prozesse, kann es passieren, dass diese Änderungen der IT unbekannt sind, bis plötzlich ein Cyber-Angriff stattfindet.

Kontrolle

Ob Sie nun ein MSP sind, der dutzende Umgebungen für Ihre Kunden verwaltet, oder ein interner IT Spezialist, es wird Ihre Arbeit deutlich erleichtern, wenn Sie ein gut funktionierendes ITAM implementiert haben. Sie können Vermögenswerte rasch umschichten, wenn Sie wissen wo sich die Ressourcen befinden und wer dafür zuständig ist.

Außerdem können Sie Ihre Verträge, Garantien und Lizenzen auf einem einzelnen Monitor sehen, die Verlängerung wichtiger Verträge automatisieren und vorausplanen, welche Maschinen oder Lizenzen bald ersetzt oder aktualisiert werden müssen.

Produktivität

Wie viel Zeit verwenden Ihre Techniker oder Ihr IT Team darauf, die Antworten auf diese Probleme zu finden? Unabhängig davon, ob diese Probleme zu Downtime oder Verzögerungen führen, oder eine verantwortliche Person den gesamten Tag auf die Lösung der Probleme verwendet, das ist alles Zeitverschwendung.

Eine gute ITAM Software sorgt dafür, dass Sie die Antworten auf auftretende Probleme immer sofort in Reichweite haben, indem Sie eine Liste erhalten mit unterschiedlichen Informationen: Statusberichten von Hard- und Software, die Nutzer die die Geräte nutzen, Details zu der Verwendung, Kommunikation mit anderen Geräten und andere wichtige Informationen. All diese ersparte Zeit kann mit einer IT Asset Management Software erspart werden und Sie können sich um die eigentlichen Aufgaben kümmern. Sei es nun, ein neues Produkt oder eine neue Funktion zu entwickeln, die Kunden zu unterstützen oder sich um Innovationen Gedanken zu machen.

Wie kann eine automatisierte ITAM Software meinem Unternehmen helfen?

Sie können Ihr ITAM auch ganz einfach automatisieren, mit Tools wie Network Discovery. Diese Tools scannen Ihr gesamtes Netzwerk und erfassen alle Hardware und Maschinen in Ihrem Netzwerk. Sie erhalten dann eine vollständige Liste über alle Komponenten in Ihrer IT Umgebung, inklusive Details wie das Modell eines jeden Gerätes oder wie es im Augenblick ausgelastet ist, bezüglich CPU, Memory und Speicherplatz.

Diese Art der Technologie erlaubt es Ihnen, proaktiv mit Ihrer Umgebung umzugehen. Beispielsweise können User benachrichtigt werden, wenn ihre Maschinen langsam laufen und Vorschläge zur Verbesserung gemacht werden, oder Sie können sogar remote auf das Gerät zugreifen und diese Arbeit für Ihre Mitarbeiter übernehmen, anstatt zu warten, bis diese sich via Telefon über das langsame Gerät beschweren.

Kann ITAM eine Software verwalten?

Auch Software kann als Teil des ITAM verwaltet werden, indem durch RMM Server und Endpunkte überwacht werden. Jedes Gerät wird automatisch gescannt und alle installierte Software wird aufgelistet. Dadurch können Sie sehr feingranular herausfinden, wie häufig eine Software Lizenz in Ihrem Unternehmen verwendet wird, um ein möglichst hohes ROI zu erreichen, indem genauso viele Lizenzen bezahlt werden, wie Verwendung finden. Damit können Sie ganz einfach mehr Lizenzen kaufen, wenn benötigt, oder Lizenzen nicht länger bezahlen, wenn sie nicht benötigt werden, was wiederum Budget für andere Bereiche im Unternehmen freisetzt.

ITAM für Patch Management

Mit einer vollständigen Liste über die gesamte Software, können Sie auch ganz einfach Patch Management Prozesse einführen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Wenn Sie ein Software Bündel von Chocolatey oder Homebrew vergleichen mit Ihrer Software-Liste, können Sie sicherstellen, dass keine Ihrer Software Komponenten auf einem alten (ungepatchten) Stand verbleibt, was das gesamte System gefährden könnte.

Verstehen des ITAM Lebenszyklus

Mit der Kombination aus smarten Benachrichtigungen und Ihren Tools zur Network Discovery oder IT Asset Management, können Sie auch sehr schnell herausfinden, wann Sie Ihre IT Assets abschreiben oder updaten müssen. Beispielsweise, wenn ein Betriebssystem bald ausläuft, eine Maschine bald das Ende ihrer Produktionsjahre erreicht oder eine Software nicht länger vom Hersteller unterstützt wird.

Diese Information ist nicht nur wichtig, um auf dem letzten Stand zu bleiben, sondern auch um Sicherheit und Produktivität zu maximieren. Als MSP können Sie auf diese Weise sehr rasch Vertrauen bei Ihren Kunden gewinnen, da Sie einen Röntgenblick durch deren gesamtes System haben und sehr rasch gute Beratung geben können, welche Maschinen in den nächsten ein bis zwei Jahren ausgewechselt werden müssen.

Wie Atera Sie mit Best Practice ITAM unterstützen kann

Verwenden wir die Definition von Gartner (frei übersetzt): „ITAM ist ein Prozess der sicherstellt, dass alle Assets eines Unternehmens dokumentiert, gewartet, aktualisiert oder stillgelegt werden. Das bedeutet die Kosten akkurat zu berechnen, den Nutzen von IT für das Geschäft des Unternehmens zu maximieren und bestmögliche Entscheidungen zu treffen bezogen auf die Strategie, Architektur und Finanzierung.“

Denken Sie an ITAM als Fensterscheibe, die Ihnen Einblick auf Ihre gesamte IT Infrastruktur gewährt, unabhängig davon, ob es sich um Ihre eigene oder die Ihrer Kunden handelt. Die RMM Komplettlösung von Atera bietet eine umfassende ITAM Software, gemeinsam mit Network Discovery Tools, die Ihnen alle Informationen liefern, die Sie brauchen. Dazu gehören alle Assets, ihr Status, ihr finanzieller Wert und vieles mehr. Sie können alle Teile Ihrer Infrastruktur überwachen und verwalten, ebenso wie essentielle Bereiche zu automatisieren, von der Benachrichtigung der zuständigen Teams für Lizenzerneuerungen, hin zu Software Patching und Installation.

Möchten Sie mehr Kontrolle über Ihre IT Umgebung und einen besseren Überblick über alles Wo, Wann und Warum? Dann probieren Sie doch die Gratisversion von Atera’s RMM, PSA und Remote Access und überzeugen Sie sich selbst!