Wie funktionieren IT-Abteilungen und wie strukturiert man diese?

IT-Abteilungen stehen im Zentrum der digitalen Transformation.
Sie sind das Rückgrat moderner Unternehmen und spielen somit nicht nur eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung reibungsloser Betriebsabläufe, sie sind auch für die Verwaltung und Wartung der technologischen Infrastruktur, die Unterstützung der Nutzer und die Umsetzung technologischer Strategien verantwortlich.

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Ihre IT-Abteilung bestmöglich aufstellen können, und warum IT-Abteilungen und ihre gute Strukturierung zunehmend wichtiger werden für den Erfolg des gesamten Unternehmens!

Was ist eine IT-Abteilung?

Vor wenigen Jahren hieß die IT-Abteilung groß teils noch Elektronische Datenverarbeitung, kurz EDV, die IT Kollegen saßen etwas abseits, machten ihre Arbeit und so lange die Technik lief, war alles in Ordnung.

Auch heute muss die IT Infrastruktur laufen, doch die Rolle einer IT-Abteilung und deren IT-Spezialisten hat sich völlig verändert.

Während sie früher nur ein Unterbereich der Administration waren, ist sie heute – dank der digitalen Transformation – zum Zentrum für das Vorantreiben der Digitalisierung im Unternehmen geworden.

Heute ist die IT aus dem Firmenalltag nicht länger wegzudenken.

Außerdem werden die IT-Abteilungen zunehmend komplexer, sodass es selbst innerhalb der Abteilung unterschiedliche Teams, mit unterschiedlichen Aufgaben gibt.

Was sind die Aufgaben einer IT-Abteilung?

Aufgaben der IT-Abteilung sind vielfältig. Längst ist es nicht mehr ausreichend einige wenige, begabte IT Techniker anzustellen und die kümmern sich schon um alles. Heute sind die IT-Abteilungen zuständig für viele unterschiedliche Aufgabenbereiche. Hier sind die wichtigsten IT Aufgaben für Sie zusammengefasst:

• Datenmanagement
• Systemintegration
• IT Automatisierung der Prozesse
• Management der IT Infrastruktur
• Wartung der IT Infrastruktur
• Datensicherheit
• Systemsicherheit
• Technologie Support
• Budgetplanung

Diese IT-Organisationsstrukturen gibt es

Je weiter das Unternehmen wächst, desto größer wird auch das technologische Umfeld. Ein größeres technologisches Umfeld benötigt auch eine immer größere IT-Abteilung um einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können.

Je größer die IT-Abteilung wird, desto wichtiger wird es, eine passende IT Organisationsstruktur zu finden und die Verantwortungsbereiche und Befugnisse zwischen den einzelnen Organisationseinheiten klar zu trennen. Typischerweise werden diese IT Einheiten als Teams aufgestellt, um bestmögliche Umsetzung der Aufgaben zu gewährleisten. Hier finden Sie einige typische Beispiele, wie Sie Ihre IT-Teams organisieren können:

• ITSM-Teams
• Geschäftsorientierte Teams
• Matrix Projekt Teams
• Virtuelle Teams
• Technologie Teams
• Hybride Teams mit zwei oder mehrerer der oben genannten Verantwortungsbereiche
• Kompetenzzentren
• Ständige Projekt Teams
• Agile Teams
• SCRUM Teams
• Geographische Teams

Prozesse in einer IT-Abteilung

Eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben einer modernen IT-Abteilung müssen rasch, exakt und kostengünstig bewältigt werden. Es ist fast unmöglich diese Prozesse in einen einzigen zu definieren. Stattdessen gibt es meist unterschiedlichste Prozesse, die auf den jeweiligen Aufgabenbereich optimal zugeschnitten sind.

Um jedoch so weit wie möglich zu standardisieren, kann es Sinn machen, wenn Sie Unternehmensstandards definieren, an die sich jedes IT Team halten muss. Dafür eignen sich insbesondere Themen wie Entscheidungsfindung, Risikomanagement, Portfoliomanagement, IT Sicherheit oder der Support.

Alle anderen Aufgabenbereiche sollten eigene Prozesse entwickeln, um die Aktivitäten des Teams zu steuern und die Ressourcen im Team optimal zu nutzen. Um die Prozesse zu entwickeln, gibt es drei Standard IT Prozesse, die jeder IT Experte kennen sollte:

• Software Development Life Cycle (SDLC)

SDLC konzentriert sich auf die Entwicklung neuer IT Funktionen, unabhängig davon ob ein System erweitert, verändert oder ganz neu entwickelt wird. Dabei schlägt SDLC eine Reihe von Phasen vor, die durchlaufen werden sollten um beste technologische Antworten zu finden.

• IT Infrastructure Library (ITIL)

ITIL ist eines der Bekanntesten Frameworks in der IT. Das Ziel von ITIL ist den Mehrwert für das Unternehmen durch IT Services und Systeme zu maximieren. Das Framework besteht aus fünf sogenannten Lebenszyklusphasen, die kontinuierlich ausgeführt werden.

• Agile Methoden (wie SCRUM oder Kanban)

Im Gegensatz zu ITIL und SDLC, die auf gesamte IT-Abteilungen ausgerichtet sind, streben Agile Methoden danach, für einzelne IT Teams einen möglichst hohen Grad an Autonomie zu erreichen. Das „Agile Manifesto“ ist eines der wichtigsten Werke um zu verstehen wie Agile funktioniert.

So organisieren Sie Ihre IT-Abteilungen

Die IT ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens geworden, doch die Techniker alleine können die digitale Transformation nicht vorantreiben. Hier ist Unterstützung der Geschäftsleitung und des Management gefragt.

Konkreter formuliert können Unternehmen viele Maßnahmen ergreifen, um ihre IT-Abteilung bestmöglich zu strukturieren. Der Hauptfokus muss hier auf langfristigen Strategien und der Entlastung der IT liegen.

IT-Strategie

Wie auch für ein gesamtes Unternehmen, ist die Strategie für die IT und damit die IT-Abteilung das Wichtigste. Ziel muss es hierbei sein, das jedem Mitarbeiter bewusst sein muss, wie wichtig die Digitalisierung ist, und wie sie dem Unternehmen positive hilft. Wichtige Fragen, die zu klären sind betreffen die Themen, wie und welche Technik Sie künftig einsetzen wollen, wie Sie die Digitalisierung für sich nutzen wollen und viele mehr.

Die IT Strategie muss an der Unternehmensstrategie angelehnt sein, Ziele definieren und im Anschluss werden Meilensteine festgelegt, um die Erreichung der Ziele sicher zu stellen. Ausgehend davon werden Anforderungen gesammelt und nächste Schritte geplant.

Schaffung von Innovationen

Viele IT-Abteilungen sind im laufenden Betrieb zunehmend hohen Belastungen ausgesetzt, sodass kaum oder keine Zeit für Innovationen bleibt. Stattdessen liegt der Hauptfokus auf Kostensenkung und Standardisierung. Dabei könnten Lösungen für IT-Abteilungen die Effizienz steigern, oder Freiräume schaffen. Daher ist die Förderung von Innovation unumgänglich.

Dazu haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten. Sie können ein Innovationsteam zusammenstellen, regelmäßige Innovationsmeetings abhalten oder jedem Mitarbeiter eine gewisse Anzahl Stunden im Monat für innovatives Experimentieren zur Verfügung stellen.

IT strukturieren

Wie bereits erwähnt ist der wichtigste Punkt, klare Aufgabenbereiche und Entscheidungskompetenzen festzulegen. Die IT ist nicht länger nur ein “Operator”, sondern wird viel mehr zum “Enabler” des Geschäfts. Daher sind klare Zuständigkeiten immer wichtiger. Wer kümmert sich um den laufenden Betrieb und wer berät das Management in IT Fragen?

Vernetzungen

Die IT darf nicht länger alleine für die digitale Transformation verantwortlich sein. Stattdessen müssen auch die Fachabteilungen selbst an der Digitalisierung arbeiten und der IT-Abteilung helfen für sich optimale Lösungen zu finden um das Unternehmen vorwärts zu bringen.

Hier sollten Kanäle geschaffen werden, über die sich die IT und die Fachabteilungen regelmäßig austauschen können. Damit wird nicht nur die Zusammenarbeit verbessert, sondern auch ein “Wir”-Gefühl im Bezug auf die digitale Transformation geschaffen.

Effizienzsteigerung durch neue Tools

Jede Abteilung, auch die IT, kann in Gewohnheiten feststecken, nach dem Motto „das hat immer schon so funktioniert“. Um jedoch Potenzial zur Steigerung der Effizienz zu erkennen, lohnt es sich hier, Software zur Überwachung und verwaltung sowie für Analyse technischer Kenndaten des Unternehmens einzusetzen. Mehr dazu lesen Sie weiter unten im Text!

Kollegen aktiv einbinden

Digitale Transformation betrifft alle Bereiche und alle Mitarbeiter des Unternehmens. Daher ist es essentiell, dass alle Kollegen – Techies und Non-Techies – in diesen Prozess aktiv eingebunden werden. Damit haben alle Kollegen die Gelegenheit digitale Prozesse zu verstehen und das Auftauchen der immer gleichen Fragen reduziert sich drastisch, was auch den Aufwand für  IT Support reduziert.

Ausbildungsmoeglichkeiten für Junge

IT Spezialisten sind rar auf dem Arbeitsmarkt. Die Einstellung eines neuen Experten ist sehr schwierig, sodass es sich lohnt im eigenen Betrieb diese Experten auszubilden. Ermöglichen Sie doch Ihren Kollegen aus anderen Abteilungen Weiterbildungen zum Thema IT und gliedern Sie diese nach und nach in die IT-Abteilung ein.

Wie kann Atera Sie bei der Strukturierung der IT-Abteilung unterstützen?

IT Teams profitieren ebenso von Technologie um Daten zu managen, die Verteilung der Aufgaben oder die Interaktion zwischen Stakeholdern und Team zu vereinfachen, wie das restliche Unternehmen.

Atera bietet Ihrer IT-Abteilung ein umfassendes Tool das Ihnen hilft, die Aufgaben zu verwalten und zu bearbeiten. Die wichtigsten Funktionen für Ihre IT Teams sind hierbei:

• Ticketing Systeme

Diese unterstützen die Nachverfolgung und Bearbeitung von Nutzeranfragen, Anforderungen, Problemen und auszuführenden Aufgaben. Ticketing ist das wichtigste System für IT Teams.

• Tools für IT-Kommunikation

Zusätzlich zu Tickets braucht es auch Kommunikationsmöglichkeiten für die Mitglieder des IT Teams untereinander und mit ihren Stakeholdern. Erst damit können virtuelle Teams erfolgreich sein und ihre Aufgaben bestmöglich umsetzen.

• Tools für Projekt Management

Ob es sich um klassisches Projekt Management handelt oder um Agile Methoden, Tools für Projekt Management stellen sicher, dass Ressourcen optimal eingesetzt werden und Aufgaben erfüllt werden. Außerdem ermöglichen es diese Tools den Status dem Management zu kommunizieren und unterstützen bei der Budgetplanung einer IT-Abteilung.

• Tools für Analyse und Reporting

IT Teams haben mit riesigen Mengen an Daten zu tun. Daher brauchen sie auch gute Tools die sie in der Analyse und im Reporting unterstützen. Diese Berichte werden verwendet um die IT-Teams und ihre Performance zu verbessern, oder auch um mit Stakeholdern auf Basis aggregierter Daten kommunizieren zu können.

• Workflow Orchestrierung

Die IT arbeitet mit vielen Prozessen, egal ob Sie nach ITIL, SDLC oder Agilen Methoden arbeiten. Daher sind diese Systeme zur Orchestrierung des Workflows essentiell für Ihren Unternehmenserfolg.

Atera bietet Ihnen in seinen Services ein umfassendes Angebot an Funktionen zur Orchestrierung des Workflows, Ticketing Systeme und Tools zu Kommunikation, Analyse, Reporting und Projekt Management an. Probieren Sie Atera doch gleich für eine kostenlose Probezeit aus und überzeugen Sie sich selbst.