IT-Strategie für IT-Abteilungen entwickeln - So geht‘s

Die Digitalisierung stellt IT Spezialisten vor völlig neue Herausforderungen. Unabhängig davon, ob Sie eine IT-Abteilung sind, oder ein Managed Service Provider, es liegt in Ihrer Verantwortung, dass Sie eine gute IT Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln.

Immerhin sind Sie dafür verantwortlich, dass das Unternehmen jederzeit handlungsfähig bleibt, wesentlich zur Innovationsfähigkeit beiträgt und gleichzeitig den Geschäftserfolg fördert. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine gute IT-Strategie ausmacht und wie Sie sie bestmöglich umsetzen können!

Was ist eine IT-Strategie?

Die IT-Strategie gibt vor, in welche Richtung sich die IT des Unternehmens langfristig entwickeln soll. Sie enthält die Rahmenbedingungen für die Entscheidungen des IT-Managements, ermöglicht die Priorisierung der Aufgaben und legt fest, in welche Richtung Anstrengungen in der Innovation unternommen werden sollen.

Anders formuliert ist die IT Strategie das Bindeglied zwischen der Strategie des Unternehmens, inklusive seiner Ziele, und dem operativen IT Management. Eine gute IT Strategie stellt sicher, dass die IT Infrastruktur eines Unternehmens dessen Geschäftsprozesse optimal unterstützt und damit den Geschäftserfolg langfristig ermöglicht.

Unternehmen erwarten heute von ihrer IT, dass sie:

• Prozesse im Unternehmen effizienter gestalltet, beispielsweise durch IT-Automatisierung
• Neue Geschäftsfelder und Technologien frühzeitig erkennt und erschließt
• Die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter verbessert
• Tools und Daten für das Management zur Verfügung stellt
• Die Customer-Experience stetig verbessert

Damit eine IT-Strategie auch effektiv ist, muss sie von der obersten Managementebene unterstützt werden. Nur so lässt sich die IT-Strategie auf die Ziele des Unternehmens abstimmen.

Welchen Nutzen hat eine IT-Strategie?

Warum sollte sich ein MSP oder eine IT Abteilung überhaupt die Mühe machen, eine IT Strategie zu entwickeln?

Die IT Strategie passt sich stark an die Unternehmensziele an und unterstützt das Unternehmen dabei, diese zu erreichen. Häufig sind diese Ziele Digitalisierung, mehr Effizienz und gleichzeitig Wachstum durch IT Unterstützung.  Weitere mögliche Ziele können sein:

• Höhere Sicherheit im Unternehmen
• Einhaltung von Compliance-Regelungen und Datenschutz
• Steigerung der Motivation der Mitarbeiter
• Digitale Geschäftsmodelle und –felder
• Optimierung des Ressourceneinsatzes (bzw. weniger Verschwendung)
• Verbesserung der Kundenbeziehungen und dadurch höhere Kundenzufriedenheit

Diese Ziele stammen oft aus verschiedenen Abteilungen. Für die Produktion steht die höhere Effizienz bei der Produktfertigung im Vordergrund, während Marketing und Sales die Verbesserung der Kundenbeziehungen anstreben. Eine gute IT-Strategie zielt darauf ab, möglichst viele dieser Teilziele zu erfüllen und gleichzeitig die übergeordneten Unternehmensziele im Blick zu behalten.

IT-Strategie Beispiel

Hier ein Beispiel, wie eine IT-Strategie funktionieren kann: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das seit vielen Jahren am Markt ist und den digitalen Wandel erkannt hat. Alle Abteilungen im Unternehmen entwickeln gemeinsam mit der IT-Abteilung und dem Management eine IT-Strategie, die es dem Unternehmen ermöglicht, fit für die digitale Zukunft zu werden.

Unter der großen IT-Strategie wurden digitale Unterstrategien entwickelt, die alle zur Gesamtstrategie beitragen. Beispielsweise erstellt die Sales-Abteilung ein Konzept für den Online-Vertrieb, vielleicht sogar einen Online-Shop, während die Produktion ein Konzept für die effizientere Nutzung von Ressourcen oder die Beschleunigung von Prozessen entwickelt.

Die fünf Bestandteile einer IT-Strategie

Eine IT Strategie ist heute ein Muss für Unternehmen jeder Größe. Je größer das Unternehmen wird, desto komplexer wird diese Herausforderung. Es gibt viele Stakeholder, die mitsprechen möchten (IT, Management, Fachbereiche,…) und viele Punkte die berücksichtigt werden müssen. Um diese Komplexität etwas zu vereinfachen gibt es eine Unterteilung der großen IT Strategie in fünf überschaubarere IT Teilstrategien.

Applikationsstrategie

In der Applikationsstrategie wird festgelegt, welche Anwendungsprogramme, Produkte und Endgeräte verwendet werden. Das Ziel dieser Teilstrategie ist die optimale Unterstützung der Fachbereiche mit der richtigen Software und den richtigen Geräten.

Infrastrukturstrategie

Eine gute IT Infrastruktur ist in der Lage, eine sichere und leistungsfähige Basis bereit zu stellen, die sämtliche andren Teilstrategien unterstützen kann. Dazu zählt gutes IT Asset Management, damit sämtliche Assets erfasst und optimal eingesetzt werden können. Mit dem Anstieg von Bring Your Own Device (BYOD) und zunehmend mehr mobilen Geräten in Unternehmensnetzwerken, ist auch das Mobile Device Management ein immer wichtigerer Teilbereich einer guten Infrastrukturstrategie.

Gleichzeitig muss die Infrastruktur nicht nur möglichst leistungsstark sein, sondern sollte auch kosteneffizient sein, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben.

Sourcingstrategie

Nachdem entschieden wurde, welche Hardware und Software verwendet werden sollen, stellt sich die Frage, woher diese Dienste bezogen werden sollen. Braucht es ein eigenes Rechenzentrum, das im Haus verwaltet wird, oder ist eine Cloud-Lösung effizienter? Außerdem muss entschieden werden, ob IT-Aufgaben intern oder von externen Dienstleistern übernommen werden. Eine neue Software kann intern entwickelt, fertig gekauft oder als SaaS bezogen werden.

Hier geht es darum, Kosten, Sicherheit, Flexibilität und Leistung zu optimieren. Diese Entscheidungen sollten regelmäßig überprüft werden, da sich Rahmenbedingungen ändern können.

Innovationsstrategie

Wie werden Innovationen, Trends und neue Technologien erkannt? Werden sie im Unternehmen eingesetzt? Diese Fragen stellt sich die Innovationsstrategie. Sie ist dafür zuständig, neue Geschäftsfelder zu erschließen und neue Technologien zum Vorteil des Unternehmens zu nutzen. Mit einer guten Innovationsstrategie kann ein Unternehmen regelmäßig Wettbewerbsvorteile durch bessere Kostenstrukturen, höhere Qualität oder bessere Performance erzielen, indem rechtzeitig auf die richtigen (besseren) Tools und Technologien umgestellt wird.

Investitionsstrategie

Hier stellt sich die Frage danach, wie Investitionen getätigt werden. Es gibt nicht unendlich Ressourcen für neue Investitionen, sodass diese gut geplant werden müssen. Welche Zyklen für Investitionen sinnvoll sind, wie der ROI gemessen wird und wie diese Entscheidungen mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht werden, ist Bestandteil der Investitionsstrategie.

Die IT-Strategie als Teil des IT-Managements

Das IT Management verwaltet, entwickelt, steuert und kontrolliert die IT eines Unternehmens. Zu den wesentlichsten Aufgaben zählen:

• Alignment – Erfüllt die IT die Anforderungen interner und externer Kunden?
• Enabling – Erhöht die IT den Handlungsspielraum der Fachabteilungen?
• Controlling – Entwickelt sich die IT wie erwartet?
• Governance – Wie werden Gesetze eingehalten?
• Management von Ressourcen – Wie werden Ressourcen eingesetzt?

Stufen zur Entwicklung und Implementierung einer IT-Strategie

Die Entwicklung und Implementierung einer IT Strategie erfolgt nach unterschiedlichen Phasen. Zuerst werden die Unternehmensziele festgelegt. Daraus leiten sich die Ziele der IT-Strategie ab. Anschließend wird die aktuelle IST Situation analysiert und mit dem SOLL Zustand der IT Strategie abgeglichen. Aus den Ergebnissen dieser Analysen werden die Vorgaben für die fünf oben genannten Teilstrategien erarbeitet. Sobald alle Teilstrategien fertig entwickelt wurden und auf Kompatibilität mit IT Strategie und Unternehmens Strategie geprüft wurden, wird die IT Strategie verabschiedet. Jetzt startet die Umsetzung.

Diese Strategieentwicklung und -implementierung ist keine einmalige Angelegenheit. Stattdessen muss die Strategie regelmäßig überarbeitet und an neue Gegebenheiten angepasst werden. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht es dem Unternehmen, die Digitalisierung optimal voranzutreiben.

Damit die IT Strategie regelmäßig weiter entwickelt werden kann und tatsächlichen Mehrwert bietet, braucht es zusätzlich auch  die richtige Struktur der IT-Abteilung, damit diese möglichst handlungsfähig ist, in einer Welt die sich rasend schnell verändert.

Vorteile einer IT-Strategie

Eine gute IT Strategie bietet dem Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Sie ermöglicht es einem Unternehmen die IT-Kosten in einer IT-Abteilung zu reduzieren, indem durch konsequente Prozessautomatisierung manuelle Prozesse automatisiert werden. Das bedeutet, dass mit weniger IT Spezialisten deutlich mehr Arbeit erledigt werden kann. Die Spezialisten müssen sich nicht länger auf repetitive Arbeiten konzentrieren, wie stets wiederkehrende Kundenanfragen oder die manuellen Starts von Scans oder Patches.
• Zudem werden Geschäftsprozesse von einer guten IT unterstützt, sodass rascheres Wachstum ermöglicht wird und die Prozesse immer effizienter ablaufen.
• Das erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitern – die weniger repetitive und langweilige Arbeiten erledigen müssen – und von Kunden, denen glückliche Mitarbeiter gegenüber sitzen, die den besten Service liefern können.
• Die gesamte IT läuft deutlich stabiler und liefert bessere Leistung durch optimale Planung und Wartung.
• Langfristige Unternehmensziele können schneller und effizienter erreicht werden, während gleichzeitig Compliance Vorgaben eingehalten werden.
• Eine gute aufgestellte IT Strategie und Abteilung ermöglicht auch die Erschließung neuer Geschäftsfelder, sowie den möglichst effizienten Einsatz von IT Ressourcen. Das führt unweigerlich zur Optimierung von Kosten bei gleichzeitiger Minimierung von Risiken.
• Für das Management und die Geschäftsführung bedeutet eine gute Strategie auch eine höhere Investitionssicherheit, da stets ausreichend Informationen zur Verfügung stehen und die richtigen Entscheidungen getroffen werden, insbesondere, wenn es eine gute IT-Dokumentation gibt, in der jederzeit auf frühere Entscheidungen oder Erfahrungen zurück gegriffen werden kann.
• Zu guter Letzt führt eine IT Strategie auch zu höherer Produktivität durch höhere Transparenz in den Unternehmens Prozessen. Es ermöglicht neue Mitarbeiter schneller an ihren Aufgaben arbeiten zu lassen und gleichzeitig die Prozesse stets zu hinterfragen und jederzeit zu optimieren.

Wenn Sie noch keine eigene IT-Strategie entwickelt haben, sollten Sie sich umgehend mit dem IT-Dienstleister Ihres Vertrauens in Verbindung setzen. Ihre IT-Abteilung oder Ihr MSP wird Sie bei der Erstellung einer solchen Strategie unterstützen, damit Sie schnell die Vorteile einer durchdachten IT-Strategie nutzen können.

Fazit

Eine durchdachte IT-Strategie ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, um sich in der digitalen Welt erfolgreich zu positionieren. Sie dient als verbindendes Element zwischen den Unternehmenszielen und dem operativen IT-Management, sorgt für eine effiziente Unterstützung der Geschäftsprozesse und fördert langfristigen Geschäftserfolg.

Die fünf wesentlichen Bestandteile einer IT-Strategie – Applikationsstrategie, Infrastrukturstrategie, Sourcingstrategie, Innovationsstrategie und Investitionsstrategie – tragen jeweils dazu bei, die IT-Ressourcen optimal zu nutzen, Kosten zu optimieren und Innovationen voranzutreiben. Eine gut entwickelte IT-Strategie hilft nicht nur, bestehende Prozesse zu verbessern und neue Geschäftsfelder zu erschließen, sondern bietet auch langfristige Vorteile wie Kostensenkungen, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und gesteigerte Kundenbindung.

Für Unternehmen, die noch keine umfassende IT-Strategie etabliert haben, ist es unerlässlich, sich zeitnah mit einem IT-Dienstleister zusammenzusetzen, um eine maßgeschneiderte Strategie zu entwickeln. So können die Vorteile einer gut strukturierten IT-Strategie rasch realisiert und das Unternehmen zukunftssicher gemacht werden.