IT Change Management - Veränderungen effizient umsetzen

IT Abteilungen haben die einzigartige Verantwortung sich stets mit den Technologien und Sicherheitsrisiken am Markt weiter zu entwickeln. Aber wenn es an die Ausrollung neuer, interner IT Systeme geht, gibt es oft Schwierigkeiten und Risiken zu bedenken.

Egal, wie groß oder klein die Aufgabe ist, standardisierte Vorgehensweisen um Veränderungen durchzuführen sollten entwickelt und eingehalten werden. Das ist der Punkt, an dem Change Management in IT ins Spiel kommt. Wenn IT Veränderungen in einer organisierten und vorhersehbaren Form passieren, können sowohl Managed Serivce Providers, als auch IT Abteilungen, ihre Aufgaben deutlich besser erfüllen. In diesem Artikel versuchen wir Ihnen dabei zu helfen, die IT Change Management Prozesse zu verstehen, damit Sie Ihre Organisation besser auf IT Changes vorbereiten können. Am Ende des Textes können Sie gute Entscheidungen im Change Management in IT treffen.

Was ist IT Change Management?

Change Management ist der Prozess der Vorbereitung, Planung und Umsetzung von Veränderungs-Prozessen innerhalb IT Systemen und Infrastruktur. Es bezieht sich auf den Prozess der Erstellung eines Standard-Sets von Prozessen, die IT Veränderungen vom ersten Konzept bis zur Einführung der Veränderungen begleitet. Diese Veränderungen können so klein sein wie ein neuer Drucker im System, bis hin zu einer neuen Technologie für die gesamte Organisation.

Verstehen von IT Change Management

Viele IT Spezialisten, egal ob sie Juniors oder Seniors sind, fragen sich häufig: Was ist Change Management in der IT?

Ein starkes IT Change Management hat eine standardisierte Klassifizierung für Veränderungen, die entweder Standard, Notfall oder Normal sind. Zudem verwendet IT Change Management heute viel Automatisierung, wann immer es möglich ist. IT Change Management hilft dabei die Balance zu halten, zwischen alten und neuen Systemen im IT Umfeld des Unternehmens. IT Teams sind dafür verantwortlich, dass ihre Unternehmen stabile, konsistente und verlässliche Services zur Verfügung haben. Gleichzeitig  müssen sie dem Unternehmen dabei helfen, sich an sich verändernde Anforderungen und neue Technologien anzupassen. Change Management in IT erlaubt Unternehmen beides zu tun. Es hilft dabei die Change Prozesse möglichst reibungslos umzusetzen, Downtimes zu reduzieren und andere Schwierigkeiten zu lösen, während gleichzeitig das Unternehmen auf dem technisch neuesten Stand bleibt.

Best Practices für IT Change Management

IT Change Management erlaubt Unternehmen essentielle Veränderungen zu implementieren, während die Services möglichst weiter laufen können. Um diesen Balance Akt zu schaffen, gibt es einige essentielle Prinzipien für Change Prozesse:

Um ein effizientes IT Change Management zu haben, braucht es:

• Eine verständliche Change Management Strategie
• Klare Ziele
• Die Identifikation der wichtigsten Stakeholder und ihrer Rollen
• Klare Herangehensweise an die Veränderungsprozesse
• Priorisierungen der Veränderungen und der Ressourcenverteilung
• Kommunikation zwischen den wichtigsten Stakeholdern
• Effektive Freigabe Prozesse
• Optimierung des gesamten Change Prozesses

Wenn eine Organisation diese Best Practices umsetzt, können Changes deutlich einfacher ausgerollt werden.

Genaue Analyse der Auswirkungen

Eine gründliche Analyse der potenziellen Auswirkungen in den IT Systemen ist ein wesentlicher Teil des Change Management. Dieses Analyse hilft dabei, die geplanten Changes richtig zu klassifizieren und jede Klasse wird unterschiedlich behandelt.

Jeder Change involviert die wichtigsten Stakeholder im IT Change Management Prozess, um die Risiken und Abhängigkeiten zu evaluieren, die bei dem Change wichtig sind. Hier wird auch ein Plan entwickelt um mögliche Unterbrechungen abzufangen, sollte das Rollout nicht nach Plan funktionieren.

Kommunikation und Stakeholder einbeziehen

IT Change Management beeinflusst fast alle Bereiche eines Unternehmens. Daher betrifft es viele Rollen und Verantwortlichkeiten. Hier haben wir die wesentlichsten Rollen im IT Change Management Prozess:

• Change Owner
• Change Manager
• Change Initiator
• Change Advisory Board
• Software Entwickler

Jedes Unternehmen wird den Rollen unterschiedliche Definitionen und Verantwortlichkeiten zuschreiben, aber egal wer genau welche Aufgaben übernimmt, es ist wichtig die Kommunikation so einfach wie möglich zu gestalten. Hier helfen insbesondere transparente Kanäle für Feedback und Updates.

Change Dokumentieren und Tracken

Dokumentieren und tracken sind ein wesentlicher Teil des Kommunikationsprozesses. Einige Personen werden mehr Verantwortung übernehmen müssen, aber es braucht auch eine zentrale Stelle an der Veränderungen aufgezeichnet und dokumentiert werden.

Es ist wichtig, bei IT Change Management Projekten die Change Requests im Blick zu behalten und Veränderungen zu dokumentieren. Das macht den Prozess klarer und transparenter, aber auch einfacher um ihn in der Zukunft zu wiederholen und von Fehlern und Erfolgen zu lernen.

Testen und validieren

IT Change Management funktioniert am besten mit Test- und Validierungsprozessen. Gründliches testen minimiert Fehler und Tests können in eigenen Testumgebungen durchgeführt werden, bevor die Changes ausgerollt werden. In dieser Umgebung können Fehler schneller erkannt und behoben werden, bevor Changes ausgerollt werden.

Bei Tests und Validierungen ist es wichtig, auftretende Schwierigkeiten zu dokumentieren. Ohne diesen Schritt kann das Team nicht von gemachten Fehlern lernen oder sie in Zukunft verbessern.

Training und Support

Wenn IT-Änderungen auftreten, können sich viele Menschen überfordert fühlen – und damit meinen wir nicht nur das IT-Team selbst. Benutzer benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen in neuen Systemen, und das IT-Personal benötigt möglicherweise dasselbe, um Netzwerkbenutzer angemessen unterstützen zu können. Die Erstellung von Schulungsplänen ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiven IT Change Managements. Es kann auch dazu beitragen, dass Ihre Organisation eine Kultur fördert, die kontinuierliches Lernen und Verbesserung wertschätzt.

Sie müssen auch Mechanismen zur Unterstützung bei Problemen nach der Implementierung bereitstellen. Zum Beispiel kann ein robustes Ticketsystem den Unterschied zwischen einer effektiven Einführung von Änderungen und einer ineffektiven ausmachen.

Change Management Prozesse in IT

Der Change Management Prozess ist direkt an Risikobewertung angeknüpft. Er startet mit einem Change Request und dessen Evaluierung, inklusive der Analyse zu möglichen Verbesserungen und möglichen Risiken. Mit dieser Analyse kann evaluiert werden, welche Programme oder Systeme während oder nach dem Change beeinflusst werden könnten.

Sobald Change Requests evaluiert wurden, muss das Change Management Team diese Change Requests priorisieren und sie anhand von Wichtigkeit und Auswirkung klassifizieren. Zuerst müssen beispielsweise Notfälle behandelt werden, damit sie keine weiteren Probleme verursachen.

Change Authorisierung

Sobald ein Change Request abgeschlossen ist, muss die Änderung vollständig geplant werden. Dieser Plan sollte Details wie die Auswirkungen der Änderung, Pläne für die Durchführung, Sperrzeiten, Changerollen und eventuell erforderliche Ausfallzeiten enthalten. All dies sollte dokumentiert und an das CAB, auch Change Advisory Board genannt, gesendet werden.

Das CAB wird die verfügbaren Informationen überprüfen, eine fundierte Bewertung der Risiken und Vorteile vornehmen und dem Änderungsmanager eine Empfehlung geben, ob er die endgültige Genehmigung erteilen sollte oder nicht. Anschließend wird der Änderungsmanager offiziell die Änderung akzeptieren oder ablehnen.

Jede Organisation hat unterschiedliche Kriterien für die Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanforderungen, aber diese Standards sollten auf Risikobewertungen und möglichen Problemen basieren, die auftreten könnten, wenn die Änderung durchgeführt wird. Die Einrichtung von Change Advisory Boards ist eine hilfreiche Möglichkeit, verschiedene Meinungen zu diesen Fragen einzuholen, bevor die endgültige Entscheidung dem Change Manager überlassen wird.

Change Implementierung und Überwachung

Sobald ein Change autorisiert wurde, kann er umgesetzt werden. Die Implementierung beinhaltet die Erstellung, Zuteilung und Delegation von Aufgaben, die mit dem Change zusammenhängen. Es ist eine großartige Möglichkeit um IT Projekt Management zu hebeln, um auch große Veränderungen durchführen zu können.

Sobald ein Change umgesetzt wurde, sollte die IT Abteilung ihn überwachen auf mögliche Fehler. Es sollte auch einen rollback Plan geben und kurzfristige Eingriffe müssen möglich sein, falls nötig.

Implementations-Review und Dokumentation

Die letzten Schritte des IT Change Management Prozesses beinhalten ein Review um den Erfolg oder Misserfolg des Änderungsprozesses festzustellen und die Dokumentation. Unternehmen müssen in der Lage sein, die Effizienz zu steigern, indem gelerntes dokumentiert wird und die Prozesse entsprechend angepasst werden.

Zudem ist es wichtig Verbesserungsvorschläge der Stakeholder einzuholen und diese einzuarbeiten. Der Change sollte als Erfolg, Misserfolg oder Unfertig klassifiziert werden. Dann kann der Change Request geschlossen werden.

ITIL Change Management

ITIL steht für IT Infrastructure Library und ist ein Framework zur Standardisierung von IT Service Lifecycles innerhalb eines Unternehmens. ITIL verbessert die Effizienz und Vorhersehbarkeit der IT Services, ihres Management, der Wartung und vieles mehr.

Es ist eines der beliebtesten ITSM Frameworks und wird in beinahe jeder Industrie verwendet. Bezogen auf IT Change Management ist ITIL das System zur Kategorisierung der Änderungsanfragen in die drei Gruppen: Standard, Notfall und Normal.

Standard Changes sind Änderungen mit niedrigem Risiko, die meist im Vorhinein autorisiert sind und einem vorgegebenen Prozess folgen. Sie können einfach automatisiert werden. Dazu gehören Software Patching, Routine Updates und der Einbau neuer Hardware.

Notfall Changes sind unerwartet und brauchen meistens sofortige Reaktionen um negative Konsequenzen zu minimieren. Ein Beispiel kann die Isolation eines Netzwerkes von einer groß angelegten Cyberattacke sein oder einen Notfall-Patch auszurollen, um Zero Day Exploits zuvor zu kommen. Bei Notfall Changes ist Schnelligkeit das A und O.

Normale Changes sind alles, was weder Standard noch Notfall ist. Diese Kategorie wird in drei Unterkategorien aufgeteilt: unwichtig, wichtig und sehr wichtig. Diese Kategorien zeigen, wie risikobehaftet der Change ist. Diese Änderungen sind nicht lange im Vorhinein planbar, aber sie sind nicht so dringend wie die Notfall Changes.

ITSM Change Management

ITSM, oder IT Service Management, ist stark verknüpft mit dem IT Change Management. Das Konzept hinter dem ITSM Framework ist, dass alle IT Technologien als Services geliefert werden sollten. Um diese Services zur Verfügung zu stellen, brauchen IT Spezialisten die Best Practices des IT Change Management.

IT Change Management Best Practices

IT Change Management ist wesentlich, wenn es um das Management von Changes innerhalb eines Unternehmens geht und das Deployment aller IT Services. Mit einer guten IT Change Management Strategie, können Organisationen und IT Abteilungen Unterbrechungen minimieren, sodass die Organisation und ihre IT weiter arbeiten können, während die IT stets auf dem neusten Stand ist, sowohl bezogen auf Hardware, als auch Software.

Heutzutage sind viele Aspekte des IT Change Management automatisiert, was den gesamten Prozess optimieren kann. Es braucht außerdem klare Kommunikation zwischen den Stakeholdern, transparente Ziele und standardisierte Prozesse zur Priorisierung der Change Requests.

Es ist äußerst wichtig, die Auswirkungen von IT Change so gering wie möglich zu halten, da Organisationen effizienter denn je arbeiten müssen. Eine vermeidbare Downtime ist nie eine gute Lösung und effektive IT Change Management Systeme wie Atera kann Ihnen dabei helfen, das zu vermeiden!