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Ob mit den Kollegen digital kommuniziert werden soll, Dokumente gemeinsam bearbeitet werden, oder Wissen in Plattformen gesammelt werden und von jedem eingesehen werden können, kollaborative Arbeitsformen sind auf dem Vormarsch. Die Pandemie hat die Welt nachhaltig verändert. Während es vor Corona ein ganz besonderes Privileg war, einen Tag pro Woche Home Office machen zu dürfen, wird es heute als selbstverständlich angesehen. Work from home  ist häufig keine Option, sondern eine Voraussetzung um neue Mitarbeiter ins Unternehmen holen zu können.

Wie können Sie als MSP Ihre Kunden dabei bestmöglich unterstützen? Lesen Sie hier, wie Sie kollaboratives Arbeiten sowohl bei Ihren Kunden als auch im eigenen Unternehmen ermöglichen können, damit Sie für Arbeitnehmer weiterhin attraktiv bleiben!

Was ist kollaboratives arbeiten?

Was bedeutet kollaborative Zusammenarbeit und welche kollaborative Arbeitsweise ist die Richtige für Sie? Kollaboratives Arbeiten beschreibt das zeitgleiche Bearbeiten eines Dokuments meist über einen Cloud-Anbieter. Ein klassisches Beispiel hierfür ist Google docs, das es ermöglicht, ein Word Dokument simultan zu bearbeiten. Natürlich gibt es dieselben Funktionalitäten auch für Tabellen, Präsentationen, Chats, Messengers und viele weitere Produkte.

Häufig wird diese digitale Art der Zusammenarbeit auch als Arbeit 4.0 bezeichnet. Dieser Terminus beschreibt insbesondere die neue Art der Kollaboration, bei welcher das Team der absolute Mittelpunkt der Arbeit ist.

Wichtig ist jedoch zu verstehen, dass kollaboratives Arbeiten häufig mit Teamwork synonym verwendet wird, obwohl das völlig falsch ist. Natürlich sind Teamwork und Kollaboration eng miteinander verwandt, aber kollaboratives Arbeiten ist eine besondere Art der Zusammenarbeit.

Teamwork hingegen beschreibt die Zusammenarbeit des Teams, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen. Wie genau das Ziel erreicht wird, ist erst im nächsten Schritt relevant. Eine mögliche Art der Zusammenarbeit kann kollaboratives Arbeiten sein.

Wie arbeitet man richtig zusammen?

Wie funktioniert die kollaborative Zusammenarbeit denn nun also? Ein ganz wichtiger Grundstein für diese Art der Zusammenarbeit ist die richtige Ausstattung. Stellen Sie sich vor, alles müsste von Hand auf Papier geschrieben werden. Damit ist kollaborative Zusammenarbeit so gut wie unmöglich. Das bedeutet, es braucht spezielle Tools für die Zusammenarbeit, inklusive der Hardware, die die Tools unterstützen kann. Das bedeutet, eine der Grundvoraussetzungen für kollaboratives Arbeiten ist die Grundausstattung der Mitarbeiter mit mobilen Geräten wie Laptops. Erst dann kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter jederzeit überhaupt in der Lage sind sich ins Netzwerk einzuwählen und auf die gemeinsamen Dokumente zuzugreifen.

Alternativ können natürlich auch persönliche elektronische Geräte der Mitarbeiter verwendet werden.

Nun, da das Grundgerüst – die Ausstattung – fertig ist, stellt sich die Frage nach den richtigen Tools. Hier finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Tools mit einigen Beispielen, die Sie sofort verwenden können.

Messenger & Chats

Schnell eine Frage zwischendurch? Eine lustige Idee oder etwas, das rasche Antworten benötigt? Dann sind Chats und Messenger wunderbare Tools. Sie sind deutlich weniger formell als die klassischen Emails, sodass sie häufiger gelesen werden und die Hürde geringer ist, eine Frage oder ein Anliegen einzustellen. Außerdem können alle Beteiligten jederzeit nachverfolgen, welche Änderungen sich ergeben haben und wie sich Diskussionen entwickeln, selbst, wenn sie nicht direkt darin involviert sind.

Außerdem kann der Chatverlauf als grobe Dokumentation dienen, sollten in späterer Folge Fragen über getroffene Entscheidungen oder eingebrachte Ideen auftreten. Viele Tools für kollaboratives Arbeiten – wie zum Beispiel Skype, Slack oder Microsoft Teams – beinhalten eine Chatfunktion.

Telefon & Videokonferenzen

Ob online oder offline, kein Mitarbeiter sollte jemals völlig alleine vor sich hin arbeiten, ohne sich mit seinen Kollegen regelmäßig abzustimmen. Dadurch braucht es auch im Bereich der digitalen Zusammenarbeit regelmäßig Meetings. Natürlich kann sehr viel über Chats und Messenger Dienste abgefangen werden, insbesondere kleine ad hoc Fragen, die auftreten.

Allerdings sind Telefon oder Videokonferenzen noch deutlich direkter. Wie auch beim „klassischen“ Meeting, wo alle Personen persönlich erscheinen, sollten die Regeln für gute Meetings eingehalten werden. Das bedeutet, die Zeit sollte möglichst optimal genutzt werden, Präsentationen sollten gut auf den Punkt gebracht werden, und alle Teilnehmer, die keinen Nutzen aus einem Meeting ziehen, sollten offiziell aus der Konferenz verabschiedet werden. Ein mögliches Tool für Telefon oder Videokonferenzen ist beispielsweise Microsoft Teams.

 

Gemeinsame Kalender

Ein weiteres sehr praktisches Tool sind geteilte Kalender. Egal, mit welcher Person, oder welcher Personengruppe ein spontanes Meeting ausgemacht werden soll, mit einem schnellen Blick sind die Verfügbarkeiten der einzelnen Personen sehr schnell eruiert und hoffentlich rasch ein Termin gefunden, wo alle Zeit haben. Gleichzeitig können gemeinsame Kalender auch mit den Ansprechpartnern der Kunden geteilt werden, sodass auch mit diesen Personen rasch Termine vereinbart und festgesetzt werden können.

Mail Inbox

Die Email ist auch heute noch ein Klassiker der digitalen Medien zur Zusammenarbeit. Allerdings ist das überfüllte Postfach ein leidiges Thema, das vielen Mitarbeitern Kopfzerbrechen bereitet.

Das passiert häufig dadurch, dass das Postfach viele Aufgaben auf einmal erfüllen soll. Es ist gleichzeitig eine ToDo-Liste, ein Lexikon, ein Speicher für alle Nachrichten, ein Dienst für Kurznachrichten, häufig mit integriertem Kalender, ein Tool zum Management von Projekten und vielen Aufgaben mehr.

Damit das Postfach nicht mehr völlig übergeht, entstehen darum herum laufend Tools, wie die oben genannten Chat Funktionen oder Ticket Tools wie Trello um die Aufgaben der Email Provider wieder auf die klassischen Aufgaben: Das Schreiben und Empfangen von wichtigen Mails, zu beschränken.

Wenn also all die anderen verfügbaren Tools sinnvoll genützt werden, bleibt für das Postfach nur noch eine überschaubare Menge an Aufgaben. Hier finden sich dann Nachrichten, die keine sofortige Aufmerksamkeit brauchen oder nur kurz relevant sind. Eventuelle Newsletter können auch hier hereinflattern.

Dokumentenverwaltung in der Cloud

Die Dokumenten Verwaltung ist in der Cloud am Besten aufgehoben. Dort können Mitarbeiter jederzeit gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten.

Diese Art der Zusammenarbeit stößt noch bei vielen Personen auf Unbehagen. Insbesondere, wenn ein Dokument gerade erst im Entstehen ist, möchten viele Menschen nicht gleich von ihren Kollegen dabei beobachtet werden.

Allerdings ist es auch hier möglich im „stillen Kämmerchen“ zu arbeiten und erste Entwürfe völlig unabhängig zu erstellen. Erst, wenn der erste Entwurf fertig ist und der Mitarbeiter „Bereit“ ist ihn für Revision freizugeben, können die Kollegen Änderungen vornehmen.

 

Projektmanagement-Tools (Wissensdatenbank)

Ein letzter, aber sehr wesentlicher, Punkt ist die Anlage einer gemeinsamen Wissensdatenbank, die stets erweitert wird. Wenn digital zusammengearbeitet wird, ist es umso wichtiger, dass alle Erkenntnisse, Entscheidungen und vieles mehr auch gemeinsam dokumentiert werden. So können alle Teammitglieder jederzeit bei Fragen nachlesen, oder neuen Teammitgliedern kann die Wissensdatenbank gezeigt werden (vielleicht sogar mit einem eigenen Leitfaden zum Einstieg). Dadurch wird Wissen geteilt und zentral abgelegt, damit alle davon profitieren können!

Vorteile des kollaborativen arbeitens

Warum sollte gemeinsam, beispielsweise mittels einer Managed IT Service Software  gearbeitet werden? Viele Vorteile sprechen dafür:

Bessere Kommunikation

Kollaboratives ARbeiten fördert die Kommunikation, und den Austausch der einzelnen Teammitglieder, was auch in anderen Arbeitsbereichen bald spürbar ist.

Stärkere Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit des Teams verstärkt sich rasch, da die Mitarbeiter sich insbesondere auf ihre Stärken konzentrieren können. Das heißt im Umkehrschluss auch, dass die Schwächen der Mitarbeiter von den Kollegen ausgeglichen werden. Das führt zu besserem Wohlgefühl, da sich jede auf seine Stärken konzentrieren kann.

Gute Arbeitsverteilung

Keine Arbeiten werden mehr gleichzeitig durchgeführt und doppelte Bearbeitung von Aufgaben so gut wie ausgeschlossen, da jeder jederzeit weiß, wer welche Aufgaben bereits bearbeitete.

Unabhängigkeit

Mitarbeiter können deutlich unabhängiger zusammenarbeiten, da sie nicht gleichzeitig vor Ort im Büro sitzen müssen. Stattdessen können Mitarbeiter praktisch von überall aus jederzeit Arbeiten.

Feedback

Jeder weiß, wer woran gearbeitet hat. Dadurch können sich alle jederzeit Feedback geben, Vorshcläge zur Verbesserung einbringen oder Bedenken äußern.

Flache Hierarchien

Zudem werden Hierarchien zunehmend flacher. Im virtuellen “Büro” gibt es keine geschlossene Tür zum Büro des Chefs, sondern der Chef sitzt direkt neben den Kollegen und alle arbeiten gemeinsam an einem geteilten Ziel.

Kollaboratives arbeiten in IT-Abeitlungen und für MSPs

Da diese Art der  Zusammenarbeit auf dem Vormarsch ist, können Sie als MSP Ihr Unternehmen und Ihre Kunden dabei wunderbar mit den richtigen Tools unterstützen. Am besten entwickeln Sie Pläne im Rahmen eines Business Continuity Management und beschäftigen sich im Zuge dessen insbesondere auch mit den Themen Home Office, Daten Sicherheit und wie die Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiter in Zukunft aussehen sollen.

Sobald Ihre Strategie steht, brauchen Sie nur noch die richtigen Tools zur Verfügung stellen. Damit können Sie als MSP als starker Berater an der Seite Ihrer Kunden auftreten und ihnen den Weg in die digitale Zukunft bereits jetzt ebnen.

Fazit

Kollaboratives Arbeiten und Home Office sind heute eine Selbstverständlichkeit für viele Firmen und insbesondere auch Mitarbeiter. Der Trend geht sehr stark in Richtung verteilter Teams, die nicht im selben Büro sitzen und aus Mitgliedern bestehen, die auch häufig im Home Office sein werden.

Nutzen Sie als MSP die Chance Ihren Kunden zu verdeutlichen, dass dies der beste Weg in die digitale Zukunft ist, wenn sie weiterhin gute Mitarbeiter finden und halten möchten.

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