Was sind die Herausforderungen eines IT-Asset Management?

IT Asset Management, kurz ITAM, ist ein wesentlicher Aufgabenbereiche einer jeden IT Abteilung und eines jeden Managed Service Providers, kurz MSP. Dabei geht es in erster Linie um Asset Management für IT-Abteilungen, etwas, das Jede strukturierte IT-Abteilung mit berücksichtigen und verwalten muss.

Um all diesen Aufgaben gerecht zu werden, haben Experten unterschiedliche Frameworks entwickelt. Das Bekannteste und Beliebteste ist ITIL, denn ITIL ist anwendbar für jedes Unternehmen. Was aber sind die Vorteile und die Herausforderungen, die ein gutes ITAM erst gut machen oder die Umsetzung erschweren?

Dezentrale Verwaltung

Gerade Unternehmen die stark am Wachsen sind und ihren Kernfokus nicht auf die IT legen, neigen dazu, dass sie IT Materialien beschaffen, diese dann aber sehr verstreut zu verwalten. Das bedeutet, die Materialien werden gar nicht gesondert aufgezeichnet, geschweige denn gemeinsam verwaltet. Da geht der Überblick sehr schnell verloren, sodass bald niemand mehr einen Überblick über die gesamte IT Infrastruktur hat.

Das führt dazu, dass Daten schwerer zu finden sind, Systeme leicht veralten (weil keine regelmäßigen Updates durchgeführt werden) oder nicht genutzte Hardware Ressourcen verschwendet werden. Das führt zu Problemen mit der Compliance, bis hin zu Schwierigkeiten bei Audits.

Unordnung

Durch diese dezentrale Verwaltung gibt es keine „eine“ Wahrheit, wie beispielsweise eine Inventarliste. Damit wissen Unternehmen nicht, welche Software oder Hardware im Einsatz ist, welche Lizenzen möglicherweise unnötig bezahlt werden und so weiter. Natürlich bedarf es einigem Aufwand ein derartiges Bestandsverzeichnis anzulegen, aber Atera kann hier wunderbar helfen. Mit einem Tool zur Fernwartung und Verwaltung können Sie sehr rasch einen Überblick über die IT Infrastruktur erhalten und zugleich – seit Neuestem – sogar Benutzerdefinierte Assets in der Atera Plattform anlegen. Cool, oder?

Mangelnde Prozesskontrollen

Selbst wenn Unternehmen ITAM verwenden um kurzfristig die größten Probleme zu beseitigen oder vor dem Audit bestmöglich abzuschneiden, ITAM ist ein Tool das dazu gedacht ist dauerhaft verwendet zu werden. Denn wenn ITAM nur punktuell eingesetzt wird, rettet das im besten Fall das Tagesgeschäft, bietet dem Unternehmen aber keinen tatsächlichen Mehrwert.

Warum sollten Sie ein IT-Asset-Management verwenden?

Die einfachste Antwort darauf wäre: um die oben genannten Probleme zu lösen! IT-Assets Management bietet Unternehmen viele entscheidende Vorteile, die sich direkt und indirekt rasch auf den Erfolg des gesamten Unternehmens auswirken, ähnlich wie ein gutes Fundament ein Haus verlässlich trägt, während ein schlechtes Fundament das Haus irgendwann womöglich einstürzen lässt. Aber welche Faktoren des Fundaments kann ITAM verbessern?

Organisation verbessern

Es löst mangelnde Organisation. Sie können rasch alle IT Assets aufnehmen und überwachen, sodass Sie rasch einen Überblick über alle Ihre Assets erhalten. Dazu müssen Sie nicht länger mühsam alte Listen und Rechnungen durchforsten, sondern haben alles auf einen Blick parat.

Sicherheit erhöhen

Durch die Übersichtlichkeit können Sie die Sicherheit der gesamten IT Infrastruktur erhöhen, da Sie absolute Transparenz über alle Hardware und Software haben. Damit können Sie jederzeit rechtzeitig dafür sorgen, dass alles auf den neuesten (und damit sichersten) Stand gebracht wird und damit die Daten bestmöglich schützen.

Potenzial der Einsparung

IT ist ein großer Kostenpunkt in vielen Unternehmen. Dadurch erzeugt eine mangelnde Übersicht und Kontrolle sehr schnell unnötig hohe Kosten. Kosten für Hardware, Software und Wartung steigen rasch in astronomische Höhen. Ein guter Prozess hilft dabei die Geräte und Software auf dem neuesten Stand zu halten, dabei aber die Kosten auf ein Minimum zu senken. Das erreichen Sie, indem Sie proaktiv die gesamte Infrastruktur im Auge behalten und nötige Upgrades bereits im Vorhinein planen können.

So müssen Sie beispielsweise nicht den Arbeitsrechner eines Mitarbeiters erst ersetzen, wenn dieser den Geist aufgibt (was den Mitarbeiter daran hindert seine Arbeit zu machen) sondern können dem Mitarbeiter rechtzeitig ein neues Gerät zur Verfügung stellen, sodass der Übergang deutlich kosteneffizienter ist, als wenn der Mitarbeiter in seiner Arbeit blockiert wird.

Geringerer Materialverschleiß

Gutes Management ermöglicht Ihnen auch, den Verschleiß von Material möglichst gering zu halten. Dadurch erzeugen Sie deutlich weniger Müll (was Kosten spart). Natürlich haben die Geräte eine begrenzte Lebensdauer, aber mit durchgängiger und professioneller Wartung können Sie diese Lebensdauer deutlich erhöhen und gleichzeitig wieder die Kosten für Neuanschaffungen senken. Zudem können die Geräte, wenn sie tatsächlich eines Tages den Geist aufgeben, nachhaltig entsorgt werden und liegen nicht kaputt in Lagern herum, wo sie wertvollen Platz verstellen.

Effizienzsteigerung

Last but not least wird die gesamte Effizienz im Unternehmen steigen. ITAM ermöglicht die Geräte länger zu verwenden, sodass Arbeitsprozesse deutlich seltener unterbrochen werden und durch gute Planung im Voraus können Upgrades von Software oder Hardware so geplant werden, dass sie möglichst wenig Mitarbeiter beeinträchtigen, beispielsweise in den Nachtstunden oder am Wochenende.

Zudem können Sie zu jedem Zeitpunkt in Erfahrung bringen, in welchem Zustand sich die Assets befinden und können bereits im Voraus planen, welche Kosten für Upgrades oder Neuanschaffungen wann anfallen werden.