Wie entwickeln KMU eine digitale Roadmap?

Auch wenn Firmen das gleiche Geschäftsmodell haben, unterscheiden sie sich oft in Struktur, Größe oder Unternehmensphilosophie. Deshalb gibt es keinen Masterplan für das Change Management. Aber es gibt einige Grundregeln und methodische Ansätze, die bei der Erstellung einer digitalen Roadmap helfen können.

Die wichtigsten Punkte einer Digitalstrategie für den Mittelstand

Gerade KMU stehen oft vor der Frage, wie sie mit dem Thema Digitalisierung umgehen sollen. Der Begriff Digitalisierung begegnet Anwendern in verschiedenen Kontexten. Am offensichtlichsten ist der technische Zusammenhang: Digitalisierung bedeutet hier, analoge Werte in ein digitales Format umzuwandeln und in digitalen technischen Systemen zu verarbeiten bzw. zu speichern. Gängige Beispiele sind elektronische Systeme, wie beispielsweise Buchhaltungssoftware.

Die heutige Digitalisierung geht noch weiter und betrifft nahezu jeden Aspekt unseres Lebens: privat, beruflich, gesellschaftlich und politisch. Diese umfassende Betrachtungsweise wird mit der “digitalen Revolution” oder “digitalen Transformation” beschrieben. Die Digitalisierung bestimmt maßgeblich unser Leben. Technologie ist jedoch oft nicht der Auslöser, sondern die Voraussetzung für unsere Bedürfnisse nach Komfort, Geschwindigkeit und Sicherheit in unseren Produkten und Prozessen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung für Unternehmen?

Wirtschaftliches Handeln bedeutet aber auch gewinnorientiertes Handeln. Daher muss die Digitalisierung dem Mittelstand und seinen Kunden Vorteile bringen, sonst lohnt es sich nicht, sich damit auseinanderzusetzen. Durch die Digitalisierung kann sich die Effizienz der Prozesse steigern, also mehr Output erzielen, was wiederum das Wachstum fördert.

Gleichzeitig ergeben sich aber auch Kosteneinsparungen, wenn beispielsweise bestimmte Aufgaben automatisiert werden können. Auch neue Produkte, Dienstleistungen und sogar ganz neue Geschäftsmodelle können das Ergebnis digitaler Aktivitäten sein.

Was sollten KMU bei ihrer Digitalstrategie beachten?

Drei Ausgangspunkte können betrachtet werden: Prozess, Daten und Geschäftsmodell. Die Prozesse eines Unternehmens stehen im Mittelpunkt jeder digitalen Strategieplanung. Eine konsequente Abfolge von Einzelschritten kann hilfreich sein. Ein vollständig digitaler Prozess zur Bearbeitung, Prüfung und Verbuchung von Rechnungen spart jedem Unternehmen Zeit und Geld. Prozessanalysen werden in vielen Bereichen eines Unternehmens benötigt: Produktions- und Logistikprozesse ebenso wie Managementprozesse des Personal- und Finanzwesens. Ein ähnliches Potenzial besteht generell in der Verarbeitung von Daten.

Denn mindestens so groß wie die Anzahl der Prozesse ist die Datenmenge, die in einem Unternehmen existiert – und oft nicht genutzt wird. Dabei spielen gesetzliche Vorgaben zum Datenschutz, wie die DSGVO der EU, eine wichtige Rolle. Denn Daten dürfen nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Kundendatenmanagementsysteme (CRM) können ein wichtiger Bestandteil einer Digitalisierungsstrategie sein. Die höchste Stufe der Digitalisierung stellt das gesamte Geschäftsmodell eines Unternehmens infrage.

Ausgewählte Beispiele der Unternehmensdigitalisierung

Auch mittelständische Unternehmen sollten schrittweise digitalisieren und sich die einzelnen Prozesse anschauen. Dies kann beispielsweise der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung sein und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Dies ermöglicht die rechtssichere Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten wie E-Mails oder Quittungen. Vorteile: Schnelle Suche mit Volltextsuche, Zeit- und Kostenersparnis durch reduzierten Speicherplatz und Papiereinsparung sowie Rechtssicherheit durch schnellen Zugriff.

So sorgt beispielsweise eine digitale Personalakte für Durchgängigkeit im Prozess bei der Mitarbeiterbewertung und verschafft Führungskräften dezentralen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. So können zum Beispiel Multiplikatoren für andere digitale Projekte gewonnen werden. Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung eines Unternehmens ist die Migration der IT-Infrastruktur in die Cloud. Vorteile: geringe Investitionskosten, starke Anpassbarkeit der Kapazität nach oben und unten, professionelle Datensicherung und Speicherprozess. Das digitale Portfolio kann aber weitere Ansatzpunkte beinhalten, wie die Nutzung von Softwareanwendungen auf mobilen Endgeräten durch Apps, die Integration eines Online-Shops in eine Unternehmenswebsite und Verbesserungen in Produktions- oder Logistikprozessen.

Die wichtigsten Punkte der Digitalisierung

Vor dem Start einer Digitalstrategie brauchen Unternehmen eine klare Haltung. Daher sollten sich alle Beteiligten darauf einigen, Digitalisierungsprojekten eine gewisse Priorität im Unternehmen einzuräumen. Denn die Digitalisierung kostet Zeit, Mühe und Geld. Digitalisierung kann nur funktionieren, wenn sie sowohl vom Team als auch vom Management getragen wird. Wer von vornherein zu schnell zu viel will, verirrt sich schnell in einem detaillierten Dschungel aus Prozessen, Daten und Akteuren. Daher ist ein klarer prioritärer Aktionsplan erforderlich, um festzulegen, welche Themen zuerst angegangen werden sollten. Der Plan gilt, bis alle einer neuen Vorgehensweise zustimmen. Ein wichtiger Bestandteil eines Digitalisierungsplans ist die Berücksichtigung der zu digitalisierenden Prozesse. Dafür muss Transparenz geschaffen, die ausgewählten Prozesse sorgfältig analysiert und dokumentiert sowie konsequent auf erkennbares Optimierungspotenzial geprüft werden.

Software ist nicht das Wichtigste in der Digitalisierung, aber auch nicht optional. Zuerst ist Kundenorientierung, dann eine sorgfältige Prozessanalyse und schließlich Entscheidungen zur Technologieimplementierung. Externes Projektmanagement kann helfen, den Digitalisierungsprozess zu organisieren. Der Vorteil: Diese Förderung und die eigentliche Umsetzung und damit verbundene Investition wird in vielen Fällen durch Bundes- oder Landeszuschüsse abgesichert. Abschluss bilden Maßnahmen zur Gewährleistung der Cybersicherheit.

Lesen Sie mehr über Cybersicherheit für Frimengründer und Kleinunternehmen

Fazit

Digitalisierung ist ein ebenso beliebtes wie komplexes Thema. Besonders KMU vergessen diese Frage: Wie fange ich an? Wie gehe ich vor? Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung ein Erfolgsfaktor bei der Entwicklung einer digitalen Strategie für das eigene Unternehmen.