Le passage au travail à distance : un guide pour les entreprises et les salariés

Selon le site du ministère du travail français, en janvier 2021, 27 % des salaries travaillaient à distance à un à un certain degré. Cette tendance à la hausse du travail à distance est constante et devrait se poursuivre, des facteurs tels que l’expansion de la technologie et l’influence de la pandémie de COVID-19 venant renforcer une pratique déjà existante et démocratisant les modes de travail hybrides. La flexibilité et les économies que permet le travail à distance sont une aubaine pour les employés comme pour les entreprises. Même les consommateurs peuvent en bénéficier, car les économies réalisées par les entreprises peuvent se traduire par une réduction du coût des produits et des services.

Si le travail à distance est une option très avantageuse pour de nombreuses entreprises, il n’offrira pas tout son potentiel si les nouvelles procédures ne sont pas mises en œuvre de manière stratégique. Une mauvaise stratégie de mise en œuvre peut provoquer des interruptions coûteuses de la production, entraînant des revers importants. Ainsi, les organisations souhaitant introduire des options de travail à distance doivent s’assurer qu’elles comprennent comment ce travail affecte leur entreprise. Elles doivent également s’approprier les meilleures pratiques générales pour l’introduction du télétravail.

Les avantages du travail à distance

Le travail à distance présente de nombreux avantages pour les entreprises, les employés et les consommateurs :

• Les employés apprécient la flexibilité qui peut être bénéfique à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la location ou à la possession de biens immobiliers.
• Les horaires de travail peuvent plus facilement être ajustés en fonction de divers événements.
• La réduction des coûts d’exploitation peut se traduire par une augmentation des salaires ou une réduction des prix à la consommation.

Le travail à distance peut également apporter d’autres avantages, selon la manière dont il est mis en œuvre.

Les inconvénients du travail à distance

Les inconvénients du travail à distance pour les entreprises, les employés et les consommateurs sont les suivants :

• Les équipes peuvent voir leur communication réduite.
• Les employés peuvent avoir l’impression de ne jamais vraiment pointer au bureau.
• La culture d’entreprise peut se détériorer.
• Les employés peuvent avoir du mal à supporter le manque d’interaction en face à face.
• L’absence d’un espace de travail dédié peut paraître moins professionnelle aux yeux des clients potentiels.

Cependant, il est important de garder à l’esprit que tous ces problèmes peuvent être résolus avec les bonnes politiques et stratégies.

Les secteurs qui bénéficient le plus du travail à distance

Les secteurs qui ont tendance à tirer le plus grand profit du travail à distance sont les suivants :

• Le développement de logiciels ;
• La gestion de réseau ;
• La programmation ;
• Analyse de systèmes ;
• La saisie de données ;
• Ventes ;
• Création de contenu ;
• Recherche ;
• Marketing ;
• Droit ;
• Services de santé mentale ;
• Comptabilité ;
• Service à la clientèle ;
• Administration ;
• Gestion de projet ;
• Éducation.

Les secteurs qui ont le moins de chances de réussir la mise en œuvre du travail à distance sont ceux qui exigent une gestion pratique, en personne, par des humains, comme la fabrication et les services de livraison.

Comment élaborer et adopter de nouvelles politiques de travail

Les stratégies suivantes peuvent améliorer considérablement le processus d’élaboration et d’introduction de nouvelles politiques de travail liées au passage au travail à distance :

• Faites des recherches sur les meilleures pratiques en matière de travail à distance.
• Recherchez comment le travail à distance est généralement géré dans votre secteur.
• Créez un plan de mise en œuvre détaillé.
• Consultez divers professionnels, tels que des responsables RH, des chefs de projet et des consultants en informatique.
• Demandez aux employés de vous faire part de leurs préoccupations et de ce qu’ils aimeraient voir mis en œuvre.
• Tenez compte de l’impact du changement sur les opérations quotidiennes.
• Tenez compte de l’impact que ce changement peut avoir sur la communication.
• Tenez compte de l’impact sur la culture de l’entreprise.
• Élaborez un système de planification des horaires.
• Déterminez les ressources dont vous aurez besoin.
• Créez un calendrier de mise en œuvre.
• Évaluez et ajustez votre stratégie si nécessaire.

Il est important de garder à l’esprit que la réussite dépend de facteurs tels que la structure de votre entreprise et le modèle spécifique de travail à distance que vous choisissez de mettre en œuvre.

Comment assister les employés lors du travail à distance ?

Voici d’autres façons d’aider les employés travaillant à distance afin de maximiser leur rendement et leur bien-être :

• Assurez-vous que vous tenez les employés informés de tous les changements à venir ou en cours, à chaque étape du processus.
• Assurez-vous qu’ils disposent des ressources dont ils ont besoin, par exemple du matériel et des logiciels.
• Assurez-vous qu’ils comprennent bien comment utiliser les nouvelles ressources.
• Veillez à ce que la nouvelle flexibilité offerte par le travail à distance leur profite autant qu’à l’entreprise.
• Faites un effort pour maintenir ou adapter la culture de l’entreprise.
• Veillez à ce qu’il existe de nombreux moyens de communication et que les employés y aient accès.
• Offrez des ressources et des options d’assistance supplémentaires aux employés qui peuvent en avoir besoin, comme les personnes handicapées et les parents.

Idéalement, le passage au travail à distance introduira un changement positif pour toutes les personnes concernées, et pas seulement pour l’entreprise.

Comment élaborer et adopter de nouvelles politiques de sécurité

Les nouvelles procédures de travail nécessitent des protocoles de sécurité accrus et adaptés, en particulier dans le cas d’un passage au travail à distance, car les opérations décentralisées peuvent créer de nouvelles vulnérabilités pour les actifs numériques. Les stratégies suivantes peuvent améliorer considérablement le processus d’élaboration et d’introduction de nouvelles politiques de sécurité liées au passage au travail à distance :

• Expliquez aux employés l’importance des nouveaux protocoles de sécurité.
• Effectuez une évaluation des risques ;
• Déterminez qui doit avoir accès à quels biens ;
• Créez des protocoles clairs pour l’accès, le partage et le stockage des actifs ;
• Dispensez une formation complète sur les nouvelles politiques de sécurité.
• Dispensez régulièrement des cours de recyclage sur les politiques de sécurité.
• Créez et distribuez un manuel détaillant les politiques de sécurité.
• Veillez à ce que chaque employé sache à quels actifs il a accès et comment il doit accéder et utiliser ces actifs de manière appropriée.
• Offrez aux employés la possibilité de donner leur avis sur les politiques de sécurité.
• Consultez un professionnel de la cybersécurité.
• Dressez une liste des ressources et des services d’assistance qui renforceront votre sécurité, comme la gestion des correctifs et la surveillance et la gestion à distance.
• Veillez à ce que les employés disposent de tous les moyens dont ils ont besoin pour suivre correctement les protocoles.

De nombreux éléments du travail à distance, tels que les réseaux Wi-Fi non sécurisés et le travail dans des espaces publics, peuvent mettre en danger les actifs importants de l’entreprise.

Comprendre le modèle de travail hybride

Une structure de travail à distance couramment utilisée par les entreprises est le modèle de travail à distance hybride. D’après une étude d’Atlassian et Paper Giant, 62 % des actifs français préfèrent le travail hybride (49 % dans le reste du monde).

Qu’est-ce que le modèle de travail hybride et comment fonctionne-t-il ?

Le travail hybride est un type de structure de travail dans lequel les employés passent une partie de leur temps à travailler à distance, et une autre partie de leur temps à travailler au bureau. Certaines entreprises mettent en place ce type de structure de travail comme moyen de transition vers une structure de travail entièrement à distance, tandis que d’autres peuvent le maintenir sur le long terme.

Ce modèle de travail permet aux employés et aux entreprises de profiter des avantages du travail à distance et du travail au bureau. Il est particulièrement avantageux pour les entreprises qui emploient des personnes ayant besoin d’une grande flexibilité dans leur vie professionnelle, comme les parents. Il peut également convenir à des personnes ayant des personnalités et des styles de travail différents. Par exemple, les employés plus extravertis peuvent être plus heureux et plus productifs en passant du temps au bureau, tandis que l’inverse peut être vrai pour les employés plus réservés.

Le travail hybride peut également permettre aux entreprises de réduire leurs coûts sans sacrifier complètement leur site physique et les avantages qu’il offre. Par exemple, l’entreprise peut s’installer dans un espace plus petit et moins coûteux et réduire les frais d’entretien. Les raisons qui motivent le choix d’un modèle de travail hybride influencent considérablement la décision quant au type de travail hybride qui conviendra le mieux à votre entreprise.

Types de travail hybrides

Les quatre principaux types de travail hybrides sont les suivants :

1. Le travail hybride flexible

Dans le travail hybride flexible, les employés décident en grande partie quand ils souhaitent travailler à domicile et quand ils souhaitent travailler au bureau, en fonction de leurs préférences.

2. Le travail hybride fixe

Dans le travail hybride fixe, les heures de travail au bureau et hors du bureau sont planifiées à l’avance et moins sujettes à changement.

3. Le travail hybride de type “priorité au bureau”

Dans le travail hybride “priorité au bureau”, on suppose que les employés travaillent au bureau, à moins qu’ils n’en aient fait la demande expresse ou qu’ils aient été programmés autrement.

4. Le travail hybride “priorité au domicile” ou “remote-first”

Dans ce modèle hybride de travail à distance, on suppose que les employés travaillent à domicile, à moins qu’ils n’en aient fait la demande expresse ou qu’ils aient été programmés autrement.

Lorsqu’elle met en œuvre le travail hybride, une entreprise peut tester plusieurs de ces modèles pour déterminer celui qui répond le mieux à ses besoins et à ceux de ses employés.

Matériel et logiciels qui peuvent soutenir le travail à distance

Le matériel et les logiciels suivants peuvent améliorer considérablement les résultats du travail à distance :

• Logiciels de gestion et de surveillance à distance ;
• Logiciels de protection contre les virus ;
• Logiciel de gestion des correctifs ;
• Logiciels de cryptage ;
• Systèmes d’alerte en temps réel ;
• Logiciels d’automatisation et de script ;
• Bibliothèques de scripts partagés ;
• Logiciels de gestion des tâches ;
• Logiciels de messagerie ;
• Logiciels de vidéoconférence ;
• Logiciels de constitution d’équipes ;
• Logiciels de planification ;
• Horloges numériques ;
• Ordinateurs portables ;
• Webcams ;
• Casques d’écoute ;
• Boosters et routeurs Wi-Fi ;
• Scanners et imprimantes.

Des services tiers supplémentaires, tels que la gestion du cloud et les MSP, peuvent également être très utiles. Bien que cette liste couvre la plupart des éléments de base du matériel et les logiciels qui sont généralement utiles aux équipes à distance, une entreprise peut mettre en œuvre des variantes de ces actifs en fonction de ses besoins spécifiques.

Comment les logiciels RMM facilitent la transition vers le travail à distance

Il existe également des services d’abonnement qui permettent aux utilisateurs d’accéder en toute sécurité à leur travail de bureau depuis leur domicile. Atera, par exemple, fournit un service d’abonnement aux entreprises qui souhaitent permettre à toutes sortes d’utilisateurs de travailler à domicile sans se soucier de leur accès en ligne ou de leur sécurité. Avec l’aide de ce guide étape par étape, vous pouvez facilement mettre en place des travailleurs à distance, des employés hybrides ou même des utilisateurs temporaires en un rien de temps.