A quoi servent les champs personnalisés d'Atera?

Une question que nous posent souvent les professionnels de l’informatique est de savoir comment tirer le meilleur parti de la fonctionnalité des champs personnalisés d’Atera. Cet article explique en détail ce que sont exactement les champs personnalisés et comment ils peuvent être utilisés pour optimiser et personnaliser la façon dont vous gérez vos services informatiques et vos entreprises MSP. Nous vous donnerons quelques exemples simples d’utilisation des champs personnalisés. Vous êtes prêts ? Nous aussi !

Que sont exactement les champs personnalisés ?

Les champs personnalisés sont une méthode de personnalisation de la fonctionnalité d’Atera qui vous permet de gérer, de surveiller, de rechercher et d’agir plus facilement dans tout environnement informatique.

Pensez à tout champ de données que vous remplissez dans la plateforme Atera. Il peut s’agir de la billetterie, de clients, de contacts, de contrats, d’accords sur le niveau de service, d’agents, de dispositifs SNMP ou de TCP/HTTP, ainsi que de tout formulaire ou page générique. L’idée des champs personnalisés est simple, c’est un moyen de créer vos propres étiquettes ou champs de saisie de données, afin que vous puissiez utiliser votre langage dans votre travail quotidien.

Les champs standard sont le moyen de créer des profils d’automatisation informatique, de créer des instructions pour les scripts, et de rechercher et déployer des actions dans votre entreprise. En personnalisant ces champs, vous pouvez adapter et optimiser votre façon de travailler, grâce à l’automatisation.

Vous ne devez créer un champ personnalisé qu’une seule fois, et il apparaîtra toujours à l’avenir, à moins que vous ne le modifiiez ou le supprimiez de la plateforme. Si, par exemple, vous souhaitez créer un champ personnalisé pour les tickets appelé “En pause”, vous pourrez toujours utiliser cet identifiant lorsque vous travaillerez sur les tickets.

Comment puis-je ajouter un champ personnalisé ?

Vous pouvez accéder aux champs personnalisés directement depuis le panneau d’Administration, dans la section Configuration de base, puis en cliquant sur Personnalisation des champs. Vous pourrez voir toutes les options auxquelles vous pouvez ajouter des champs personnalisés en haut de la page, il suffit de basculer vers la bonne catégorie.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, la rangée supérieure d’onglets vous permet d’identifier les champs par défaut qui sont inclus de manière standard. Pour les tickets, vous pouvez voir le statut, la priorité, l’impact et le type. Cliquez simplement sur ajouter un champ, et vous pourrez choisir la cible, le type et le nouveau champ personnalisé que vous souhaitez créer.

Une fonctionnalité intéressante est la possibilité de marquer le nouveau champ comme étant obligatoire ou non obligatoire. Si, par exemple, vous êtes un MSP et que vous avez constaté au fil du temps que vos techniciens n’obtiennent pas les informations essentielles lors des interactions avec les clients, vous pouvez ajouter un champ pour ces données et le marquer comme obligatoire, afin de vous assurer qu’ils ne pourront pas l’oublier.

Avec ce réglage, les techniciens ne pourront pas ouvrir un ticket sans inclure ce champ. Vous pouvez également choisir de marquer un champ personnalisé comme privé ou non privé, afin de masquer certaines informations aux clients, en veillant à ce qu’elles n’apparaissent pas automatiquement sur leur portail client.

Vous pouvez également choisir l’ordre dans lequel les champs apparaîtront. Il vous suffit de glisser-déposer pour déplacer les champs jusqu’à ce que vous soyez satisfait du processus.

Puis-je modifier les champs existants ou ajouter uniquement des champs personnalisés ?

Bonne question ! La plupart des champs par défaut de la plateforme Atera ne sont pas modifiables et sont créés par défaut. Toutefois, vous pouvez choisir de modifier le champ relatif à l’état du ticket et ajouter d’autres valeurs de champ, qui seront ensuite reportées sur tous les tickets.

Petit rappel ! Il est important de se souvenir que si vous définissez des statuts de tickets personnalisés, ceux-ci auront un impact sur les accords de niveau de service qui sont attachés aux tickets, ainsi que sur les profils de rapports et d’automatisation des tickets qui sont associés à ce type de statut.

Sous Champs personnalisés, et sous l’onglet Ticket, vous verrez que l’option Statut a une icône de modification. Vous pouvez voir à quoi cela ressemble dans la capture d’écran ci-dessous.

En cliquant sur cette icône d’édition, vous ouvrirez une fenêtre appelée Champs de statut du ticket. Cliquez sur Créer un statut, et vous pourrez alors choisir d’ajouter vos propres statuts, tels que “En attente de Dave”, “Urgent” ou “Bon pour la formation”. Vous serez invité à choisir la nature du statut, que ce soit ouvert, en attente, résolu ou fermé.

N’oubliez pas que vous pouvez glisser et déposer vos statuts dans l’ordre que vous souhaitez afin de refléter au mieux la manière dont vous travaillez.

Puis-je supprimer le statut de tickets personnalisés ?

Pas question de rester bloqué !  Il est facile de supprimer des statuts personnalisés, mais assurez-vous de choisir un nouveau mappage pour tous les tickets qui sont attachés à ce statut. Accédez à la rubrique Modifier le champ, puis cliquez sur l’icône de la poubelle. N’oubliez pas de cliquer sur Appliquer, et vous serez invité à confirmer les valeurs que vous souhaitez supprimer et celles par lesquelles vous souhaitez les remplacer.

Pour les autres types de champs personnalisés, vous pouvez utiliser les icônes situées à côté de chaque champ pour le modifier ou le supprimer, en veillant à cliquer sur Appliquer lorsque vous avez terminé afin que les modifications soient enregistrées.

Quelles sont les utilisations des champs personnalisés ?

Il existe une multitude de cas d’utilisation des champs personnalisés, chaque fois que vous souhaitez créer un champ de données qui n’est pas inclus par défaut dans Atera.

Un exemple est l’utilisation de tickets silencieux, pour lesquels vous trouverez plus d’informations ici dans la base de connaissances. L’idée est simple, vous souhaitez parfois travailler sur un ticket sans qu’une notification soit envoyée au client par e-mail. Pour ce faire, créez un champ personnalisé Silencieux, en vous assurant de basculer les options vers non requis, et privé pour les clients. Ensuite, configurez une règle d’automatisation pour que, lorsque des tickets sont ouverts, les e-mails de notification ne soient envoyés que si le champ personnalisé Silencieux est défini sur “non”.

Une autre idée consiste à utiliser des champs personnalisés sur la page de l’agent, afin de saisir des informations supplémentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter la date de garantie ou la date du dernier correctif, afin que les techniciens et les autres parties prenantes puissent rapidement suivre et contrôler ces informations pour chaque appareil sur lequel un agent est installé.

En créant des champs personnalisés, vous pouvez également rechercher plus facilement des périphériques spécifiques, en affinant votre recherche de périphériques par les champs de données personnalisés que vous créez. Tout d’abord, rendez-vous sur Devices et cliquez sur Custom Fields. Ensuite, sélectionnez un type de dispositif et cliquez sur pour ouvrir la fenêtre indiquée en haut à droite de Champs personnalisés.

Vous pouvez ensuite utiliser les filtres de champs personnalisés pour rechercher vos appareils en fonction des champs personnalisés que vous avez créés précédemment, ce qui simplifie la gestion et la recherche d’appareils.

C’est donc ça, les champs personnalisés !

Les champs personnalisés constituent l’une des approches les plus souples de l’utilisation d’Atera, car ils vous permettent de créer des champs de données selon vos propres besoins pour l’ensemble de votre entreprise.

Nous adorons voir comment notre communauté Atera utilise les fonctions personnalisables de la plateforme, alors n’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez une utilisation particulièrement intéressante ou unique de la fonction des champs personnalisés – on ne sait jamais, vous pourriez vous retrouver dans l’un de nos prochains article sur les professionnels des IT !