Dans le monde numérique actuel, les technologies de l’information sont essentielles. Le fonctionnement des entreprises en dépend. Les services informatiques sont chargés de gérer les systèmes numériques à l’échelle de l’entreprise, d’assurer la cybersécurité et de moderniser les logiciels et le matériel de leur organisation pour que ces systèmes restent à la pointe du progrès.

 

Les services informatiques remplissent nombre de fonctions importantes et il peut être difficile de savoir où allouer les fonds afin de maximiser les performances. Cet article vise à expliquer comment budgétiser au mieux les coûts de votre département informatique et propose une solution optimisant vos besoins informatiques.

 

Comprendre les budgets informatiques

 

Les budgets informatiques des entreprises comprennent tous les coûts associés à la technologie, y compris les logiciels, le matériel et le personnel. Ces budgets représentent une grande partie des coûts opérationnels de l’entreprise. Les entreprises doivent veiller au contrôle soigneux des coûts lorsqu’elles établissent leur budget informatique. L’objectif est d’identifier et d’éliminer les dépenses inutiles.

 

La planification du budget informatique des entreprises s’appuie sur deux fondements : tout d’abord mettre en relation les parties prenantes afin d’identifier les besoins informatiques, puis prioriser les projets les uns par rapport aux autres, en fonction de la valeur qu’ils peuvent apporter à l’entreprise.

 

Conseils pour une planification efficace du budget informatique

 

Avec l’aide des principales parties prenantes, les entreprises sont mieux à même d’identifier les besoins informatiques actuels et de prévoir les besoins futurs. Un autre aspect important de la budgétisation consiste à donner la priorité à certains projets par rapport à d’autres, en fonction de la valeur ajoutée qu’ils devraient apporter à l’entreprise.

 

Pour mettre en place cette planification, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de découverte des actifs informatiques, un excellent outil pour ce type de processus, puisqu’il repère automatiquement les ressources inutilisées ou sous-utilisées qui peuvent être retirées, ainsi que les améliorations possibles. Le logiciel de découverte des actifs peut être utile pour évaluer le coût réel d’un produit, y compris ses coûts contingents, en créant une base de données d’utilisateurs. Les coûts contingents font référence aux coûts qui apparaîtront probablement à l’avenir avec l’utilisation d’un certain produit.

Stratégies de contrôle des coûts et gestion du budget informatique

 

Le contrôle des coûts peut nécessiter l’analyse des budgets antérieurs de votre département informatique, afin de déterminer les moyens pour réduire les coûts. Parmi ces moyens, citons la prise en charge d’un personnel à distance, la consolidation des outils redondants et l’augmentation de l’automatisation.

 

En outre, il est essentiel d’évaluer les dépenses en logiciels et en matériel, car il peut y avoir de meilleures offres ailleurs. Grâce à notre calculateur de prix, vous pouvez vous assurer que vous obtenez le meilleur prix du marché pour tous vos besoins informatiques.

Il est nécessaire de comprendre les options qui s’offrent à vous lorsque vous négociez avec les fournisseurs pour réduire les coûts. Il convient aussi de savoir ce dont vous pouvez vous passer et comment vous pouvez faire plus en dépensant moins, grâce par exemple au coût fixe d’Atera pour un nombre illimité d’appareils.

 

La mise en œuvre de systèmes capables de surveiller et de gérer automatiquement votre infrastructure informatique constitue un autre moyen de simplifier votre budget. Les systèmes comme ceux d’Atera sont capables de tout faire, y compris l’accès à distance, la surveillance et gestion à distance, le développement d’automatismes informatiques, et bien plus encore. Vous n’avez donc pas à vous soucier d’augmenter votre budget en allouant des fonds à chaque ressource.

 

Meilleures pratiques pour la gestion du budget informatique

 

Une fois que votre budget informatique a été établi, le processus n’est pas terminé. L’idéal est de revoir et d’ajuster régulièrement votre budget afin d’optimiser les coûts.

 

L’identification et le suivi d’indicateurs de performance clés peuvent aider à déterminer l’efficacité de votre budget. Il peut s’agir de la satisfaction des utilisateurs à l’égard des technologies, des mesures de sécurité et de conformité, ainsi que des économies réalisées. Ces indicateurs doivent être adaptés aux objectifs de votre entreprise.

 

Un logiciel de gestion des actifs informatiques de qualité est capable de réaliser automatiquement des audits précis et donc de démontrer l’efficacité de votre architecture informatique.

 

Outils et technologies pour la budgétisation : budget informatique et contrôle des coûts

 

Réaliser un budget informatique est un processus complexe. La désignation d’un responsable des achats informatiques chargé de superviser l’acquisition de nouvelles technologies peut s’avérer déterminante si vous voulez respecter votre budget tout en veillant à ce que votre département ou votre équipe informatique dispose de tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

 

Grâce aux systèmes de gestion des actifs informatiques, les données sont collectées automatiquement sur les plateformes numériques. De nombreux services informatiques font appel à un administrateur de base de données pour superviser ces systèmes. Les systèmes de gestion des actifs peuvent se définir comme étant une forme de logiciel de budgétisation, car ils permettent d’identifier les technologies qui ne sont pas utiles à l’entreprise.

 

L’optimisation des coûts par le biais du cloud constitue un autre levier indispensable à l’optimisation du budget informatique. L’utilisation du cloud permet aux utilisateurs de disposer d’une quantité de stockage et d’une puissance de traitement plus flexibles. En outre, il s’agit d’une option moins coûteuse pour la plupart des entreprises. Cependant, le cloud nécessite une gestion suivie pour déployer tout son potentiel d’économies.

 

Études de cas : exemples de gestion réussie du budget informatique

 

 

De nombreuses organisations choisissent de migrer leurs opérations vers le cloud plutôt que de s’appuyer sur d’anciens serveurs. Le passage au cloud facilite l’évolutivité de votre entreprise, puisque vous pouvez ajouter des opérations au fur et à mesure, en fonction de l’évolution des besoins. Atera est un système cloud, ce qui simplifie la migration et l’utilisation quotidienne.

 

Amerihub, un client d’Atera spécialisé dans l’automatisation informatique via le cloud, a pu utiliser les services d’Atera pour atteindre son objectif de fournir une meilleure assistance à la clientèle tout en réduisant ses coûts.

 

Aspen Solutions est un autre client d’Atera qui a constaté que ses systèmes informatiques existants n’étaient pas à la hauteur de la croissance rapide de son entreprise de solutions commerciales. Son système précédent n’était pas extensible et Aspen Solutions a dû embaucher davantage de personnel pour compenser les lacunes de l’automatisation. Cependant, après avoir négocié avec des fournisseurs et comparé les prix, la société a décidé de passer à Atera. Atera a pu servir de lien entre les techniciens informatiques, éliminant ainsi le travail redondant et permettant de réaliser des économies.

 

La mise en œuvre d’une gouvernance informatique pour le contrôle des dépenses constitue un autre moyen efficace de gérer votre budget informatique. Atera est en mesure d’identifier de manière proactive les éventuels problèmes techniques et d’alerter les professionnels de l’informatique. Par exemple, Systemagic, client d’Atera, a bénéficié du système de gestion à distance d’Atera, qui est à la fois efficace en termes de temps et de coûts.

 

Systemagic est une société d’assistance informatique basée à Londres, qui avait besoin d’un système pour gérer les tâches qu’une équipe de gestion des comptes effectue normalement. Après être passé au système de gestion d’Atera, elle a pu maintenir son taux de satisfaction des clients à 99 %.

 

C’est le moment de travailler sur votre budget informatique

 

Une gestion efficace du budget informatique peut aider votre entreprise à passer à la vitesse supérieure. Utiliser les fonds pour la bonne technologie est essentiel pour établir un lien avec les clients, optimiser les services et gérer le personnel à distance.

 

Atera propose une plateforme tout-en-un avec un coût fixe pour un nombre illimité d’appareils, ce qui vous permet de développer votre entreprise jusqu’à ce qu’elle atteigne le niveau souhaité.

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