Waren Sie bei unserem Verrechnungs Web-Seminar dabei? Hier sind Ihre “Buchhaltung leicht gemacht” Highlights!

Sind Sie daran interessiert, wie Sie Atera mit Buchhaltung und Abrechung integrieren können, inklusive Erstellung von Verträgen, Verbindung von Tickets, Unterstützung von Rechnungen und der Erstellung von Berichten? Dann sind Sie genau richtig! Unser kürzlich abgehaltenes Web-Seminar lässt Buchhaltung einfach erscheinen und vielleicht sogar… spaßig? Lesen Sie weiter um die besten Momente erneut zu erleben!

Erstellen Sie Kunden und Verträge

Die Erstellung von Kunden Profilen ist die Basis Ihres Atera Accounts. Im Kunden Dashboard können Sie alle Informationen zu bereits bestehenden Kunden sehen. Außerdem können Sie neue Kunden Profile erstellen, indem Sie ein Formular ausfüllen. Dann können Sie sofort einen Vertrag erstellen und Sie können unterschiedliche Vorlagen speichern, um es noch leichter zu machen, neue Kunden im System aufzunehmen.

Überlegen Sie ob Sie ein Start- und Enddatum für den Vertrag haben möchten. Erstellen Sie dann Benachrichtigungen, wenn Sie mit dem Kunden über die Erneuerung des Vertrags reden möchten. Damit nichts durch den Rost fällt, wählen Sie so viele Email Accounts wie nötig um Informationen dahin zu senden.

Zuletzt wählen Sie noch die SLA die für diesen Kunden vereinbart wurde, egal ob es selbsterstellte SLAs sind oder bereits vorgefertigte, die Sie schon erstellt haben. Das beinhaltet Antwortzeiten, Arbeitszeiten und weitere relevante Metriken, die die Beziehung zum Kunden bestimmen. Sie können auch jedes Konto mit dem Logo individuell gestalten und auch Ihr eigenes Logo auf den Rechnungen einstellen, die der Kunde künftig erhält.

Vom Kunden Dashboard sind Sie auch in der Lage alle Verträge in der Kartei “Verträge” zu sehen. Sie können Verträge duplizieren, bearbeiten, sie auf aktiv oder inaktiv setzen oder jegliche andere Konfigurationen, die Sie brauchen durchführen. Manche Verträge inkludieren Atera, das sind Flat Fee Verträge, die hervorragend sind für Managed Service Konten oder stündliche Verträge für break/fix Service Provisionen. Blockieren Sie Stunden und Verträge für spezielle Aufgaben, wie Remote Monitoring oder Online Backup. Stellen Sie Ihre Rate ein und klicken Sie auf speichern.

Verträge und Tickets verbinden

Verträge und Kunden wurden erstellt, sodass es nun Zeit für die ersten Tickets ist. Sie können die Tickets sofort vom Tickets Dashboard sehen und klicken einfach auf “Neues Ticket erstellen”. Weisen Sie einen Vertrag, Techniker, Typ und jegliche weitere Details hinzu, die sie hinzufügen möchten. Das Ticket wird nun mit diesem Kunden und Vertrag verknüpft. Sie können wählen, ob Sie die Ticketerstellungszeit automatisch in der Abrechnung und den SLAs hinzufügen wollen, oder die Funktionalität lieber abstellen. Sie können alle Zeiteinträge verfolgen und damit sicherstellen, dass der Kunde immer genau weiß, welche Arbeit erledigt wurde.

Ein weiteres tolle Funktion für Rechnungen ist die Möglichkeit, Produkte und Kosten direkt auf die Tickets zu buchen, beispielsweise wenn Teile ersetzt oder verbaut werden mussten, im Zuge der Arbeit.

Ende des Monats? (oder nicht?) Zeit um abzurechnen!

Klicken Sie auf “Rechnungen” und sehen Sie auf einen Blick alle Verträge, die verrechnet werden können. Sie können all diese in einen einzigen Rechnungserstellungsprozess bündeln, am Ende des Monats, oder Sie wählen einen speziellen Vertrag, der verrechnet werden soll oder auf Kundenanfrage. Sie können alle Verträge eines einzigen Kunden bündeln, um ihm nur eine einzige Rechnung zu schicken, oder Sie teilen diese auf. Beispielsweise, wenn Kunden Rechnungen für unterschiedliche Abteilungen benötigen, da die Budgets aufgeteilt sind.

Klicken Sie auf bearbeiten in jedem Vertrag um alle Informationen zu sehen und sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Anschließend können Sie die Rechnung direkt an den Kunden senden, oder ein PDF erstellen. Sie können jederzeit den Status der Verträge überprüfen. Vom Entwurf über gesendet, bis hin zu bezahlt oder gespeichert.

Atera bietet auch Integrationen mit QuickBooks und Xero um Abrechung und Buchhaltung noch einfacher zu machen. Sobald Sie Ihre Buchhaltung verbinden, müssen Sie den Anweisungen des Wizards folgen um die Produkte zu integrieren und die Kunden von der Buchhaltungssoftware in Atera zu integrieren. Der Prozess dauert nur wenige Minuten und ist ganz einfach durchzuführen. Sobald Sie das gemacht haben, können Sie Rechnungen auch direkt in die Buchhaltungssoftware exportieren.

Profitieren Sie von Kunden und internen Berichten

Unsere Berichte sind eine großartige Möglichkeit um einen Überblick darüber zu bekommen, wie profitabel Kunden oder Verträge sind. Sie können den Timesheet Bericht verwenden, der Ihnen zeigt, wie viele Stunden für einen Kunden gearbeitet wurden in einer bestimmten Zeit, wie viele Tickets abgearbeitet wurden und Informationen zu jedem Ticket. Weiter erkennen Sie welcher Techniker an den Tickets gearbeitet hat und mit welchem Vertrag sie verlinkt waren.

Vergessen Sie nicht den Profitabilitätsbericht auszuprobieren. Hier sehen Sie, wie viel Geld Ihnen ein Kunde in einer bestimmten Zeit gebracht hat, sodass Sie sofort wissen, welche Kunden für Sie am profitabelsten sind. Verwenden Sie den “Top Kunden” Bericht um diese Daten auf Basis der Managed Service Konten zu erhalten. Wir haben auch Produkt- und Kosten Berichte, Block Verträge Berichte, die zeigen wie viel Zeit noch für den Kunden reserviert werden müssen, sodass Sie bessere Gespräche über deren Verwendung mit dem Kunden führen können.

Sie möchten sehen wie der Abrechnungsverlauf und Atera’s Abrechungssystem detaillierter funktioniert? Dann sehen Sie sich das Web-Seminar hier an und fragen Sie jegliche Fragen!