Vous souhaitez savoir comment intégrer à votre tableau de bord Atera la comptabilité et la facturation comme la création de contrats, l’association avec les tickets, la prise en charge les factures et la génération de rapports ? Vous êtes au bon endroit ! Notre récent webinaire a pour but que la facturation devienne simple, et voire, qui sait…amusante ! Points forts et meilleurs moments ci-dessous.
Création de clients et de contrats
La création de clients est à la base de votre compte Atera et la personnalisation des contrats associés est essentielle.
À partir du tableau de bord des clients, vous pouvez voir tous les renseignements dont vous avez besoin sur vos clients existants, et créer de nouveaux clients en remplissant un formulaire d’une page.
Vous serez ensuite invité à ajouter un contrat, et vous pourrez enregistrer différents modèles pour faciliter l’intégration des nouveaux clients dans le système.
Pensez à définir une date de début et de fin pour le contrat, vous pouvez également configurer des alertes pour le moment où il sera temps de parler à votre client du renouvellement, en choisissant autant de comptes de messagerie que nécessaire pour envoyer ces informations, afin que rien ne passe au travers des mailles du filet.
Enfin, choisissez l’accord de niveau de service (SLA) que vous souhaitez associer à ce client, que vous souhaitiez créer quelque chose de personnalisé ou utiliser l’accord de niveau de service par défaut que vous avez établi dans le passé.
Cela couvrira les heures de travail, les temps de réponse et d’autres paramètres pertinents qui régissent votre relation avec le client.
Vous pouvez également personnaliser chaque compte avec son logo, entre autres, et ajouter votre propre logo pour étiqueter en blanc les factures que votre client recevra.
À partir du tableau de bord Client, vous pourrez visualiser tous les contrats en naviguant vers l’onglet contrat.
Vous pouvez dupliquer les contrats, les modifier, les rendre actifs ou inactifs, ainsi que toute autre configuration dont vous avez besoin.
Parmi les contrats inclus dans Atera, mentionnons le contrat à tarif fixe de maintien en poste, qui est idéal pour les comptes de services gérés, les contrats horaires pour la prestation de services de dépannage, les contrats d’heures en bloc pour un nombre d’heures déterminé, ainsi que les contrats pour des tâches précises comme la télésurveillance ou la sauvegarde en ligne. Définissez votre tarif et cliquez sur Enregistrer.
Connecter les contrats et les tickets
Maintenant que vos clients et vos contrats ont été créés, il est temps de se tourner vers les tickets. Vous pouvez avoir une vue des tickets directement depuis votre tableau de bord Tickets, et il vous suffit de cliquer sur Créer un nouveau ticket.
Attribuez un contrat, un technicien et un type, et tout autre détail supplémentaire que vous souhaitez inclure. Ce ticket sera désormais lié à ce client et à ce contrat spécifique.
Vous pouvez choisir d’enregistrer automatiquement le temps de création du ticket pour le relier directement à la facturation et à votre SLA, ou de désactiver cette fonction. Vous pouvez suivre toutes vos entrées de temps, afin de garantir à votre client un aperçu granulaire du travail effectué.
Une autre fonctionnalité de facturation intéressante est la possibilité d’ajouter des produits et des dépenses directement au ticket, par exemple si quelque chose doit être réparé ou remplacé dans le cadre du travail.
Fin du mois (ou pas ?) : c’est l’heure de la facturation !
Allez dans Facturation, et vous verrez d’un coup d’œil tous les contrats qui peuvent être facturés.
Choisissez de les regrouper en un seul processus de facturation à la fin du mois, ou choisissez un contrat spécifique à facturer à votre convenance, ou celle du client. Vous pouvez regrouper tous les contrats d’un même client pour leur fournir une seule facture, ou les séparer, par exemple si les clients vous facturent à partir de différents départements et que le travail est pris sur des budgets disparates.
Cliquez sur modifier un contrat pour afficher toutes les informations et vous assurer qu’elles sont correctes, puis envoyez la facture directement au client par e-mail ou créez un PDF. À tout moment, vous pouvez consulter l’état de vos contrats, qu’il s’agisse d’une ébauche ou d’une exportation, d’un paiement ou d’une sauvegarde.
Atera offre de nombreuses integrations, QuickBooks et Xero permettent de simplifier encore davantage la facturation et la comptabilité. La première fois que vous connectez vos comptes, vous devrez passer par l’assistant pour intégrer les deux produits et obtenir les bons clients du logiciel de comptabilité dans Atera, mais cela ne prend que quelques minutes et c’est vraiment facile à faire. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez également exporter des factures directement dans le logiciel de comptabilité.
Profiter des rapports clients et rapports internes
Enfin, nos rapports sont un excellent moyen d’obtenir une vue d’ensemble de votre rentabilité sur une base client ou contractuelle.
Vous pouvez utiliser le rapport sur les feuilles de temps, qui indique le nombre d’heures que vous avez consacrées à un client sur une période donnée, le nombre de tickets ouverts et fermés, ainsi que des informations sur chaque ticket, comme le technicien qui a travaillé sur tel problème ou le contrat auquel il était lié.
Parmi les rapports disponibles, n’oubliez pas d’essayer notre rapport de rentabilité du client, qui vous permet de voir combien vous avez gagné avec chaque client pendant une période donnée, et de comparer facilement les clients pour voir lesquels sont les plus rentables.
Utilisez le rapport d’utilisation de support technique par les client pour obtenir le même type de données sur les comptes de services gérés. Nous disposons également d’un Rapport sur les produits et les dépenses, ainsi que d’un rapport sur le solde des contrats en bloc, qui vous indique le temps restant en termes d’heures ouvertes avec vos clients, ce qui vous permet d’avoir de meilleures conversations sur l’utilisation de ce temps avec vos clients.
Vous voulez voir comment fonctionne la facturation de façon plus détaillée et assister à une démonstration de l’utilisation du système de facturation d’Atera ? Regardez le webinaire complet ici même (uniquement en anglais pour le moment) et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !
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