6 Best Practices für das IT Asset Management

Ohne solides IT Asset Management (ITAM) ist es sehr schwierig sämtliche IT Assets im Unternehmen zu verwalten. Dann werden Hardware, Software, virtuelle und sämtliche non-IT Assets sehr rasch sehr unüberschaubar. Das verursacht unnötige Kosten, bietet massive Risiken für die Sicherheit der Daten und die IT Abteilung muss sich mit Problemen herumschlagen, die mit einem soliden ITAM gar nicht erst entstanden wären. Damit es Ihrem Unternehmen deutlich besser damit geht, haben wir hier 6 best practices zusammengefasst, mit denen Sie ein großartiges ITAM auf die Beine stellen oder Ihr bestehendes ITAM noch weiter verbessern können!

Zentralisieren Sie Ihr IT-Asset-Management

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst in der Regel auch die Anzahl der IT Assets. Es braucht mehr Laptops, mobile Endgeräte und Server, Software für unterschiedliche Bereiche des Unternehmens muss angeschafft werden und vielleicht bringen die Mitarbeiter auch noch ihre eigenen Geräte wie Smartphones mit zur Arbeit und möchten diese verwenden.

Bei dieser Vielzahl an IT Assets ist es leicht den Überblick zu verlieren, insbesondere, wenn dann auch noch virtuelle und non-IT Assets dazu kommen. Spätestens dann braucht es ein gutes ITAM, das Ihnen hilft, sämtliche Assets im Blick zu behalten, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Sicherheit des Unternehmensnetzwerkes zu gewährleisten.

Damit Sie das nicht manuell mit Papier und Stift machen müssen, gibt es auf dem Markt zahlreiche Anbieter für großartige IT-Asset Management Software. Mit guter Software ist es möglich innerhalb weniger Augenblicke sämtliche wichtige Informationen zum Zustand sämtlicher IT Assets zu erfahren, inklusive sämtlicher Lizenzen die bald auslaufen, Geräte die ersetzt werden sollten oder neue Geräte, die sich zum ersten Mal ins Netzwerk einwählen wollten.

Definieren Sie klare Richtlinien und Prozesse

IT-Asset Manager sind deutlich mehr, als nur „Verwalter“. Der IT Asset Manager ist dafür verantwortlich, dass ITAM im Unternehmen bestmöglich umgesetzt wird. Im Optimal Fall ist er ausgebildet in sämtlichen wichtigen Frameworks zum Thema ITAM und kann darauf basierend die besten Prozesse und Richtlinien für das Unternehmen entwerfen.

Sobald diese Richtlinien stehen, ist des ITAM Manager dafür zuständig, dass diese Richtlinien eingehalten und die Prozesse den Richtlinien entsprechend umgesetzt werden. Natürlich dürfen sich diese Richtlinien und Prozesse weiter entwickeln, denn schließlich entwickelt sich auch Ihr Unternehmen stetig weiter.

Mit regelmäßigen, internen Audits können Sie zudem sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden und sie nach wie vor die Aufgaben des ITAM erfüllen.
Das bedeutet auch, wenn eine Richtlinie nicht länger dienlich ist, sollte sie gestrichen oder überarbeitet werden. Fehlt irgendwo eine klare Richtlinie ist es am IT Asset Manager diese neue Richtlinie – gerne auch mit dem ITAM-Team gemeinsam – zu entwerfen. Damit kann sich die gesamte Organisation im Bezug auf IT rasch wieder an die neue Richtlinie anpassen und die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens bleibt weiterhin aufrecht.

Verfolgen Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets

IT Assets haben eine gewisse Lebensdauer. Software wird vielleicht nicht länger mit Updates versorgt, oder es gibt neuere Versionen. Hardware wird schwächer in der Leistung oder reicht nicht mehr für neuere Anforderungen. Damit Ihr Unternehmen dennoch immer eine IT Infrastruktur hat, die bestmöglich unterstützen kann, braucht es die besten Assets zu den besten Preisen.

Der Trend bei ITAM geht unter anderem in Richtung des vorausschauenden Planens. Durch Lieferengpässe und großer Inflation werden auch IT Assets stets teurer und sind nicht mehr jederzeit verfügbar. Um also die Kosten auf einem überschaubaren Niveau zu halten, ist es für Unternehmen unumgänglich im Voraus zu planen. Mit gutem ITAM können Sie hier ganz klare Vorteile gegenüber Ihren Mitbewerbern herausholen und stets auf dem bestmöglichen Stand bleiben, ohne sich in unnötige Unkosten zu stürzen.

Regelmäßige Audits

Natürlich könnten Sie sich ausschließlich auf externe Audits vorbereiten. Wenn Sie jedoch zusätzlich interne IT-Audits durchführen, stellen Sie sicher, dass Ihre ITAM Prozesse stets bestmöglich funktionieren. Ein regelmäßiges, oder auch einmal ein unangekündigtes Audit stellt eine Herausforderung für ITAM dar. Damit können sie jederzeit sehen, wie gut sie tatsächlich auf ein Audit vorbereitet wären und wie gut die Prozesse bereits funktionieren.

Zudem helfen regelmäßige Audits dabei, stets die Prozesse zu überprüfen, diese zu hinterfragen und Möglichkeiten zur Verbesserung heraus zu finden. Damit können Sie sicher sein, dass Ihr ITAM top notch ist und jederzeit auf jegliche bietende Herausforderungen so gut wie möglich vorbereitet ist.

Nutzen Sie Automatisierung

Eine RMM Software kann Sie bei ITAM unterstützen. Mit der Verwendung praktischer Agenten auf den einzelnen Maschinen, können Sie sehr rasch eingreifen sollte es ein Problem geben. Mit gutem Remote Monitoring und Management (RMM) können Sie außerdem sicherstellen, dass sämtliche Geräte stets in einem optimalen Zustand sind.

Sollten Schwierigkeiten auftreten können Sie diese in der Regel bereits erkennen, bevor sie zu einem Problem werden, das die User sehen können. Ein gutes Beispiel hierfür könnte zudem das Patch Management sein.
Mit Automatisierungen können Sei jederzeit sicherstellen, dass die Software auf dem neuesten Stand ist. Dadurch können die Mitarbeiter stets beruhigt ihre Arbeit erledigen, ohne Gefahr zu laufen, durch Sicherheitslücken in der Software Angriffen aus dem Cyberspace ausgeliefert zu sein.

Zudem hilft IT-Automatisierung dabei, Ihre ITAM Prozesse zu beschleunigen, zu optimieren und funktionaler zu machen, sodass Ihre IT Mitarbeiter sich auf die wirklich wichtigen Teilbereiche ihrer Aufgaben konzentrieren können!

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Das großartigste ITAM Konzept, die beste ITAM Richtlinie und der perfekte ITAM Prozess sind wertlos, wenn niemand sie anwendet oder niemand sie umsetze oder umsetzen kann. Daher ist es auch eine wesentliche Aufgabe im Rahmen des ITAM die Mitarbeiter zu schulen.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter so rasch wie möglich ins Boot, damit sie schnell lernen können, was ITAM ist, warum es wichtig ist und gut für sie ist. Danach ist es entscheidend, dass Sie es schaffen, dass die Mitarbeiter das Konzept auch mittragen, denn am Ende des Tages sind sie es, die die Assets tagtäglich verwenden.

Lassen Sie die Mitarbeiter also nicht mit neuer Software alleine, sondern schulen Sie sie und bieten Hilfestellungen. Gleiches gilt für neue Hardware und auch für getroffene Entscheidungen, die klar und transparent kommuniziert werden sollten.