Documentation informatique : son importance et comment la choisir ?

Les systèmes informatiques jouent un rôle essentiel en entreprise. Ils sont de plus en plus performants et contribuent à l’optimisation des tâches et des missions. Les équipes apprécient de pouvoir accéder aisément aux données stratégiques ou de pouvoir communiquer par le biais de messageries et de systèmes de visioconférence. La documentation informatique, quant à elle, est trop souvent négligée. Pourtant, il s’agit d’un élément essentiel, qui contribue au bon fonctionnement des ressources IT. La documentation informatique favorise une gestion rapide des pannes. Elle constitue aussi un outil essentiel à la planification du réseau.

Pourquoi la documentation informatique est-elle incontournable ?

La documentation informatique est encore trop souvent le parent pauvre des services d’administration des réseaux et systèmes. Elle est parfois considérée, à tort, comme une perte de temps ou une contrainte fastidieuse. Pourtant, une documentation informatique bien conçue se révèle incontournable lorsqu’un dysfonctionnement se produit ou lors de l’intégration de nouveaux collègues. Elle contribue aussi à optimiser les processus.

Ainsi, les entreprises qui pratiquent l’ITIL, pour IT Infrastructure Libray, trouvent dans la documentation informatique un cadre de bonnes pratiques concernant la planification, l’exécution, l’évaluation et l’amélioration des processus. Le recours à une documentation informatique complète est d’ailleurs obligatoire pour les entreprises certifiées ISO 27001.

Le support informatique professionnel devrait toujours être orienté vers l’optimisation des processus et la qualité. C’est vrai non seulement pour les grandes entreprises, qui disposent de leur propre service informatique, mais aussi pour les TPE ou les PME. Les prestataires de service externes et les MSP ne peuvent se passer de la documentation informatique. Ils ont tout intérêt à documenter soigneusement leurs projets, et cela jusque dans les moindres détails.

Comment composer une bonne documentation informatique ?

Mais à quoi la documentation informatique devrait-elle ressembler et que doit-on y faire figurer ? Une chose est certaine : vous apprécierez qu’elle soit complète lorsque vous aurez à réinstaller un système défaillant. Vous vous en servirez aussi pour former de nouveaux collaborateurs ou pour effectuer l’analyse d’un système piraté. Les entreprises peuvent développer une base de connaissances interne, spécifique à leur activité. C’est là que la description d’ITIL, volontiers citée par les professionnels en tant que source de meilleures pratiques, prend tout son sens, puisqu’il s’agit d’un enregistrement des usages informatiques dans une entreprise donnée.

Mieux vaut ne pas se contenter d’anticiper les pannes informatiques : disposer d’une documentation détaillée, qui répertorie les éléments de l’infrastructure, permet d’économiser du temps et de l’argent. Vous pouvez utiliser des listes de bonnes pratiques ou des tutoriels. La documentation informatique permet de donner une vue d’ensemble au responsable informatique ou de former plus rapidement les nouveaux collaborateurs. Mais elle aide aussi à se souvenir de l’emplacement d’une licence ou de la manière dont ont été créés les VLAN dans un commutateur donné. Une bonne documentation permet de retrouver ces informations à tout moment, à condition qu’elle soit régulièrement mise à jour.

Stocker la documentation localement, sur un ordinateur ou sur l’ordinateur portable de l’administrateur, n’est pas une solution fonctionnelle. Une telle approche ne garantit en effet pas une accessibilité permanente, alors que cette accessibilité est importante en cas d’urgence. Elle ne répond donc pas aux critères de sécurité. Au mieux, une restauration rapide peut être garantie si le propriétaire de l’ordinateur portable dispose d’une sauvegarde de ses données ou de l’ensemble de son système. Il est conseillé de stocker la documentation informatique sur plusieurs pages HTML ou dans des fichiers texte sécurisés. Les meilleures solutions pour une documentation informatique disponible et pertinente reposent sur un serveur et sur le Web.

Enfin, il est judicieux de concevoir un système de documentation simple et transparent. Ce système devrait pouvoir être compris et enrichi par l’administrateur ou le prestataire de services externes. Atera vous propose des solutions clés en main pour la réalisation de votre documentation informatique, avec fonctions de recherche et hiérarchisation claire de l’information.

Exemples de systèmes de documentation informatique

Une documentation informatique en forme de wiki

La documentation informatique peut être conçue comme un wiki, un système hypertexte pour pages Web permettant la lecture par les utilisateurs, mais aussi la modification en ligne dans un navigateur. Néanmoins, ce type de solution suppose une mise à jour manuelle. Elle ne dispose pas d’automatismes. Le risque d’oubli est donc important. Nous vous recommandons d’avoir recours à une autre méthode.

Logiciels dédiés à la documentation informatique

En raison de l’importance de la documentation informatique pour les entreprises et les MSP, il existe aujourd’hui des systèmes spécifiques qui permettent d’inventorier l’infrastructure informatique, avec les serveurs, les routeurs, les commutateurs et les autres éléments constitutifs. Ces systèmes permettent aussi dei créer des aperçus à partir de l’inventaire. Le statut des licences peut être consulté. Néanmoins, l’automatisation suppose la création d’un tutoriel pour les nouveaux collègues. Autre inconvénient : la nécessité de s’équiper d’un système supplémentaire pour gérer sa documentation informatique.

L’automatisation : un levier pour une documentation plus fiable

L’automatisation de la documentation informatique est un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à gagner en efficacité et à minimiser les erreurs humaines. Plutôt que de dépendre de mises à jour manuelles, souvent chronophages et sujettes à l’oubli, l’automatisation permet de capturer et d’enregistrer en temps réel les modifications apportées aux systèmes, aux configurations, et aux licences. Cela garantit une documentation toujours à jour et alignée avec l’état actuel de l’infrastructure IT. En intégrant des outils automatisés dans leur stratégie de gestion de la documentation, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps nécessaire pour diagnostiquer et résoudre les problèmes, tout en offrant un support plus rapide et précis aux utilisateurs finaux.

L’importance d’une documentation vivante et évolutive

La documentation informatique n’est pas un document statique, mais une ressource vivante qui doit évoluer au rythme des changements technologiques et des mises à jour des infrastructures. Une documentation obsolète peut rapidement devenir une source de confusion, voire d’erreurs coûteuses, lors des interventions. C’est pourquoi l’automatisation des mises à jour et l’intégration d’outils qui facilitent l’ajout d’informations en temps réel sont essentielles. Avec Atera, vous avez à votre disposition une solution qui non seulement centralise toutes vos données documentaires, mais qui s’adapte aussi dynamiquement à chaque changement de configuration grâce à ses capacités d’IA et d’automatisation. Copilot d’Atera va encore plus loin en poussant les limites de l’IA pour vous assister dans la gestion, assurant que toutes les informations critiques sont à jour et prêtes à être utilisées quand vous en avez besoin.

Systèmes HelpDesk, ERP ou CMS

La meilleure solution pour une entreprise consiste à disposer d’un système tout en un. C’est le cas de la plateforme d’Atera, qui propose une billetterie et un outil HelpDesk, ainsi qu’un RMM. En choisissant Atera, vous disposez des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de votre documentation informatique. Nous proposons un système SAS taillé sur mesure pour les besoins des MSP et facilitant la gestion informatique à distance.

La plateforme d’Atera permet aux professionnels de l’informatique d’avoir un aperçu en temps réel des processus. Mais vous pouvez aussi créer votre base de données et votre documentation informatique, de manière à toujours avoir les informations indispensables sous la main, lorsque vous devez intervenir sur les systèmes ou les réseaux de vos clients. Chaque système étant différent, vous ne pouvez vous rappeler de tout. Disposer d’une documentation informatique à jour vous permet d’être plus rapidement opérationnel et de mieux diagnostiquer les pannes éventuelles.

Les problématiques liées à la documentation informatique ne deviennent pas obsolètes dès lors que vous gérez des systèmes basés dans le cloud. Atera vous permet d’effectuer un suivi efficace des réseaux virtuels et de constituer un documentation informatique adaptée.