Ist ein hybrides Home-Office-Modell das Richtige für Ihr Unternehmen?

Hybride Arbeitsmodelle bieten Arbeitnehmern die Möglichkeit, ihre Zeit zwischen einem Büro und einer externen Arbeitsumgebung aufzuteilen. Obwohl der Ansatz des hybriden Arbeitens von zu Hause aus nicht neu ist, hat er zuletzt zusammen mit anderen modernen Technologietrends, die den Arbeitsplatz verändern, an Popularität gewonnen.

Hybride Arbeitsmodelle können in vielen Arbeitsumgebungen erfolgreich eingesetzt werden. McKinsey & Company schätzt, dass bis zu 20 % der modernen Arbeitskräfte drei- bis fünfmal pro Woche aus der Ferne arbeiten könnten und dabei die gleiche Effizienz wie in einem Büro erreichen würden.

Die Nutzung von Remote-Arbeitsressourcen hat parallel dazu zugenommen, da hybride Arbeitsmodelle immer beliebter werden. Statistiken aus dem Jahr 2021 weisen auf bis zu 145 Millionen tägliche Nutzer von Microsoft Teams und bis zu 12 Millionen täglich aktive Nutzer von Slack – einem beliebten Messaging- und Datentransfer-Tool, das in professionellen Arbeitsumgebungen eingesetzt wird, hin.

Der Anteil der Fernarbeit an der hybriden Arbeit liegt bei modernen Arbeitnehmern ebenfalls im Trend. Eine Studie ergab, dass 65 % der Arbeitnehmer eine Vollzeit-Fernbeschäftigung bevorzugen. Und auch die Arbeitgeber nehmen die Präferenzen ihrer Mitarbeiter zur Kenntnis: Eine andere Studie ergab, dass 80 % der Arbeitgeber planen, in Zukunft Fernarbeit als Option für ihre Mitarbeiter einzuführen.

Viele Arbeitsumgebungen erfordern, dass die Mitarbeiter vor Ort bleiben. Die zunehmende Beliebtheit der Telearbeit – insbesondere angesichts der COVID-19-Pandemie – veranlasst viele Unternehmen dazu, die Hybridarbeit als eine praktikable Option für ihre Mitarbeiter in Betracht zu ziehen.

Arten von hybriden Arbeitsmodellen

Jedes Unternehmen ist einzigartig und bietet seinen Kunden ein eigenes Portfolio an Produkten und Dienstleistungen. Jede Art von hybriden Arbeitsmodellen zeichnet sich durch seine individuelle Vorteile aus, die es Ihnen ermöglicht, das Beste aus einem Arbeitstag herauszuholen.

Häufige hybride Arbeitsmodelle sind:

• Home-Office, bei dem die Mitarbeiter, von wenigen Ausnahmen abgesehen, ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Unternehmen, die auf Fernarbeit setzen, halten häufig Arbeitsplätze im Unternehmen für Mitarbeiter offen, die in einer traditionellen Büroumgebung arbeiten müssen – oder wollen.
• Gelegentliche Büroarbeit, bei der von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie ein paar Mal pro Woche in ein physisches Büro kommen. Die Mitarbeiter behalten alle Werkzeuge, die sie für eine erfolgreiche Arbeit von zu Hause aus benötigen, und nehmen mobile Arbeitsmaterialien mit, wenn eine Reise zum Firmensitz erforderlich ist.
• Office-first-Beschäftigung, bei der von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie in erster Linie in einem physischen Büro arbeiten. Je nach Bedarf, Präferenzen des Arbeitgebers, spezifischen Projektanforderungen und anderen Faktoren dürfen die Mitarbeiter auch von zu Hause aus arbeiten, wenn dies nicht mit den Arbeitsaufgaben kollidiert
• Zentralisierte Home-Office Arbeit, bei der Führungskräfte und andere hochrangige Mitarbeiter in der Regel von einem physischen Büro aus arbeiten. Andere Mitarbeiter, die ihre Aufgaben aus der Ferne erfüllen können, dürfen von zu Hause aus arbeiten, ohne den Arbeitsplatz im Unternehmen aufzusuchen.

Verschiedene Arten von hybriden Arbeitsmodellen können sich an unterschiedliche Arbeitsumgebungen anpassen. Letztendlich steht es Ihnen frei, das Hybridarbeitsmodell zu wählen, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Vor- und Nachteile eines hybriden Arbeitsmodells

Wie bei jedem Arbeitsmodell gibt es auch bei hybriden Arbeitsmodellen sowohl Vor- als auch Nachteile. Hybride Arbeitsumgebungen bieten den Arbeitnehmern mehrere Vorteile, die manchmal auf Kosten der Arbeitgeber gehen können.

Vorteile

Es ist verständlich, dass hybride Arbeitsmodelle eine Reihe von Vorteilen bieten. Hybridarbeit kann für Sie und Ihre Mitarbeiter von Vorteil sein, ebenso wie für alle Verbraucher, die regelmäßig auf die Dienstleistungen Ihres Unternehmens angewiesen sind. Zu den Vorteilen eines hybriden Arbeitsmodells gehören häufig:

• Höhere Produktivität für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten;
• Verbesserte Work-Life-Balance für Telearbeiter;
• Geringeres Risiko eines Burnouts;
• Verstärkter Einsatz von kostensparenden Technologien zur Verbesserung der Abläufe;
• Einsparung von Kosten für die Unterhaltung eines physischen Büros;
• Rationalisierte Prozesse für die Einarbeitung und Einstellung von Mitarbeitern.

Diese und andere Vorteile von hybriden Arbeitsmodellen machen die Telearbeit zu einer praktikablen Option für Ihr Unternehmen.

Nachteile

Hybride Arbeitsmodelle haben auch eine Reihe von Nachteilen. Dazu können gehören:

• Das Potenzial für Missverständnisse oder Verwirrung zwischen den Mitarbeitern;
• schlecht funktionierende Technologie;
• Verzögerungen bei den Arbeitsabläufen aufgrund der Entfernung zwischen den Mitarbeitern und der Einführung neuer Prozesse;
• Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit für kleine Unternehmen;
• Zunehmende Abhängigkeit von der Technologie für Kommunikation, Projektmanagement und Aufgabenerledigung;
• Abnehmende Konzentration auf die Kundenerfahrung;
• Potenzielle Ungleichheiten zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und im Büro;
• Risiken für den Datenschutz nach der Übertragung von Dateien über gemeinsam genutzte Netzwerke;
  die Notwendigkeit, die Räumlichkeiten im Heimbüro zu verbessern.
• Diese und andere Nachteile können das hybride Arbeiten manchmal schwierig machen. Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden können jedoch alle von hybriden Arbeitsmodellen profitieren, insbesondere wenn Sie bewährte Verfahren zur Cybersicherheit einführen, um die Sicherheit der Geräte zu fördern.

Tipps zur Einführung eines hybriden Arbeitsmodells

Sie können ein hybrides Arbeitsmodell auf verschiedene Weise umsetzen. Als Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen müssen Sie sich für ein hybrides Arbeitsmodell entscheiden, das sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihrem Output am besten gerecht wird.

Wenn Sie sich für ein hybrides Arbeitsmodell entschieden haben, das eine einfache Verwaltung von Remote-Mitarbeitern ermöglicht, können Sie trotz der Entfernung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern reibungslose Abläufe erreichen.

Finden Sie die richtige Balance

Als Arbeitgeber können Sie viele verschiedene Arten von hybriden Arbeitsmodellen nutzen. Wenn Sie ein Gleichgewicht zwischen Vor-Ort- und Fernarbeit herstellen können, sind Sie in der Lage, Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen und gleichzeitig einen effizienten Betrieb zu gewährleisten. Dieses Gleichgewicht ist entscheidend für Ihren anhaltenden Erfolg, denn es ermöglicht Ihnen, Termine einzuhalten und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zu motivieren.

Stellen Sie gerechte Richtlinien auf

Sie können sich auch darum bemühen, gerechte Unternehmensrichtlinien einzuführen. Das bedeutet, dass Sie spezielle Richtlinien für Mitarbeiter aufstellen sollten, die aus der Ferne arbeiten, auch wenn sie dies nur einen Teil der Zeit tun.

Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Mitarbeiter zu konsultieren, bevor neue Entscheidungen getroffen werden, um ihre Meinung über die beste Art und Weise der Schaffung gerechter Richtlinien einzuholen. Letztlich sollten Ihre Richtlinien unabhängig vom Standort eines Mitarbeiters eine professionelle Mitarbeiterkorrespondenz, eine effiziente Aufgabenerledigung, die korrekte Nutzung der Unternehmensressourcen und den gegenseitigen Respekt zwischen Führungskräften und allen anderen Mitarbeitern gewährleisten.

Priorisieren Sie den technischen Support

Insbesondere für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ist eine ausreichende technische Unterstützung ein absolutes Muss. Der Erfolg eines hybriden Arbeitsmodells hängt von effizienten Verfahren des technischen Supports ab, mit denen Sie alle Probleme Ihrer Mitarbeiter lösen können.

Glücklicherweise verfügen Managed Service Provider über Systeme, die sich um die IT-Belange von Arbeitnehmern und Arbeitgebern kümmern. Dazu gehören Fernzugriff und -support, die es Technikern ermöglichen, Probleme mit den Geräten der Mitarbeiter über eine Fernzugriffssoftware zu lösen. Mit der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, können Ihre Mitarbeiter die Geräte zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen wechseln.

Anbieter von verwalteten Diensten können den Kundenservice auf die gleiche Weise verbessern, wie sie die Leistung der Mitarbeiter steigern. Wenn Sie sich erst einmal mit den Besonderheiten der Mitarbeiterbetreuung vertraut gemacht haben, kann dieser Service ein weiteres leistungsstarkes Instrument zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sein.
Die Wahl der richtigen Fernüberwachung und Verwaltungssoftware (RMM Tool) kann ein schwieriges Unterfangen sein. Achten Sie bei der Auswahl auf Funktionen wie optimierte Plattformeinführung, Sicherheitsmanagement, Verwaltung mobiler Geräte und einfache Programmbereitstellung.

Kommunikation neu überdenken

Die Integration eines erfolgreichen hybriden Arbeitsmodells für Ihr Unternehmen bedeutet oft ein Überdenken der grundlegenden Mitarbeiterkommunikation. In einer dezentralen Umgebung ist die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern nicht mehr so einfach wie ein Besuch in deren Arbeitszimmer oder Büro. Stattdessen muss Ihr Unternehmen Systeme einführen, die eine reibungslose und professionelle Kommunikation ermöglichen.

Hybride Arbeitsmodelle zwingen Unternehmen dazu, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen zu überarbeiten. In manchen Fällen bedeutet dies die Einführung von Kommunikationstools, die Projektmanagement, Instant Messaging und den Dateitransfer zwischen Mitarbeitern ermöglichen. In anderen Fällen können Sie die Kommunikation verbessern, indem Sie die Verfahren zur Vorbereitung auf Notfälle im Hinblick auf die Bedingungen der Telearbeit aktualisieren.

Einige Mitarbeiter ziehen es vor, von zu Hause aus mit ihren eigenen Geräten zu arbeiten. Dieser BYOD-Ansatz (Bring your own device) kann Ihrem Unternehmen Geld sparen und den Mitarbeitern die Freiheit geben, Geräte zu verwenden, mit denen sie bereits vertraut sind.

Unternehmensleistungen aktualisieren

Unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, sollten sie sich angemessen unterstützt fühlen. Neue Arbeitsbedingungen können auch bedeuten, dass Sie Ihr Paket an Unternehmensleistungen aktualisieren müssen, um die Interessen Ihrer Mitarbeiter in einem sich verändernden Arbeitsumfeld zu schützen.
Insbesondere müssen Sie möglicherweise die Teile Ihres Leistungspakets überarbeiten, die sich mit Freizeit, finanziellen Mitteln für Mitarbeiterressourcen, Bekleidungsvorschriften und anderen Bereichen befassen, die früher auf die Belegschaft im Büro zugeschnitten waren.

Seien Sie offen

Unabhängig davon, wo die Mitarbeiter arbeiten, bleibt Transparenz ein wichtiger Pfeiler für nachhaltigen Erfolg. Sie müssen Ihre Mitarbeiter auf allen Ebenen offen über alle neuen Richtlinien informieren, die eingeführt werden sollen.

Viele Stellenbewerber haben jetzt neue Fragen zu spezifischen Richtlinien für die Telearbeit. Neben der Transparenz gegenüber den derzeitigen Mitarbeitern ist es auch wichtig, dass Sie die Transparenz gegenüber neuen potenziellen Mitarbeitern aufrechterhalten. Führungskräfte, erfahrene Mitarbeiter und neu eingestellte Mitarbeiter sollten über alle von Ihnen eingeführten Richtlinien für hybride Arbeitsformen informiert sein und diesen zustimmen.

Einzigartige Lösungen finden

Das hybride Arbeitsmodell jedes Unternehmens wird sich leicht unterscheiden, je nach den Anliegen und Problemen des jeweiligen Unternehmens. Daher sollten die Lösungen, die Sie zur Bewältigung von Problemen bei der Telearbeit einsetzen, ebenso einzigartig sein. Die Mitarbeiter sollten alle Optionen in Betracht ziehen und innovativ denken, um einzigartige Lösungen zu finden, die speziell für Ihr Unternehmen funktionieren.

Wenn sich Ihr Unternehmen auf die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells vorbereitet, sollten Sie Lösungen für potenzielle Probleme finden, bevor sie Realität werden. Die proaktive Beantwortung möglicher Fragen kann Ihnen helfen, Klarheit zu schaffen.