Lizenzmanagement für IT-Profis

Wenn Sie noch keinen genauen Überblick darüber haben, wie viele Lizenzen Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, wie viele Kopien von welcher Lizenz Sie bezahlen oder allgemein nicht wissen, was da so alles an Software im Unternehmen herumgeistert, sollten Sie schleunigst mit dem Lizenzmanagement beginnen.

Insbesondere, wenn Sie ein Managed Services Provider (kurz MSP) sind und damit zuständig für Ihre eigenen Lizenzen plus die Ihrer Kunden sind. Sie sollten sehr rasch eine Lösung zum Lizenzmanagement in Ihrem Service Katalog aufnehmen.

Was ist ein Lizenzmanagment?

Bevor wir jedoch direkt damit loslegen, eine neue Lizenzmanagement Software zu suchen, werden Sie sich wohl fragen: „Was ist Lizenzmanagement überhaupt?“ Lizenzmanagement beschreibt die strukturierte Verwaltung aller Software Lizenzen, die innerhalb eines Unternehmens verwendet werden.

Die Vorteile von gutem Lizenzmanagement sind der Schutz vor Unterlizenzierung und der Schutz vor unnötigen Mehrkosten durch zu viele bezahlte Lizenzen.

Warum ist Lizenzmanagement wichtig für IT-Profis?

Wenn Sie ein IT Dienstleister sind, unabhängig davon, ob Sie eine IT Abteilung leiten oder ein MSP sind, sollten Sie auf jeden Fall Lizenzmanagement als Leistung zur Verfügung stellen.

Optimalerweise ernennen Sie sogar einen dezidierten Lizenzmanager, dessen Aufgabe die Verwaltung aller Lizenzen ist.

Selbst, wenn es im ersten Augenblick nicht unbedingt hilfreich klingen mag, Lizenzmanagement hat einige, nicht zu vernachlässigende Vorteile.

Erhöhung der Sicherheit

Software mit betrügerischen Absichten, unlizenzierte Software oder alte Versionen haben keine oder veraltete Sicherheitssysteme implementiert. Dadurch können sie sehr leicht zum Angriffsziel für Ransomware oder andere Malware werden.

Mit Lizenzmanagement fällt Ihnen schnell auf, ob und welche unauthorisierte Software verwendet wird, oder welche Softwarestände zu alt sind für zuverlässigen Schutz. Sobald diese ausgewechselt oder geupdated werden, kann die Sicherheit automatisch sofort erhöht werden.

Kostenmanagement

Häufig werden zu viele Lizenzen gekauft, sodass unnötig Geld dafür hinausgeworfen wird. Mit Lizenzmanagement können Sie Ihrem Kunden als MSP unter Umständen sehr rasch und vergleichsweise einfach IT-Kosten senken. Das macht Ihre Kunden softort glücklich.

Umgekehrt kann es auch passieren, dass der Kunde zu wenige Lizenzen bezahlt. Damit besteht die Gefahr, dass die Software Hersteller eine Entschädigung für die unauthorisierte Nutzung der Software verlangen. Auch hier können Sie den Kunden glücklich machen, indem Sie ihm dieses Ärgernis ersparen.

Außerdem haben Sie damit alle Software Lizenzen auf einen Blick verfügbar und müssen nicht länger mühsam manuell alle Lizenzen kontrollieren.

6 Tipps  für einfache und sichere Software Lizenzverwaltung

Hier finden Sie 6 Tipps für IT Dienstleister und IT Abteilungen, wie Sie Lizenzverwaltung in Ihrem Unternehmen ausrollen.

Tipp 1: Zentrale Softwarebeschaffung

Ein essentieller Schritt ist, dass nicht länger jeder Endgerät Nutzer in der Lage ist, beliebige Software herunterzuladen und zu installieren. Wenn jeder seine liebste Software verwendet und nicht einmal innerhalb der gleichen Abteilung dieselbe Software verwendet wird, dann entsteht völliges Chaos. So lange alle der fleißigen Software-Installierer im Unternehmen bleiben, mag das nicht länger problematisch sein.

Was aber, wenn sie den Job wechseln oder längere Zeit arbeitsunfähig werden? Dann verschwinden mit ihnen auch Zugangsdaten und andere wichtige Informationen und Dokumente. Bestimmen Sie also stattdessen eine zentrale Stelle, vielleicht sogar einen Lizenzmanager inklusive Vertretung, die sich um jegliche Software kümmert. Als IT-Profi können Sie Ihren Kunden diesen zusätzlichen Service für eine Extragebühr anbieten und ihnen diese komplizierte Aufgabe abnehmen.

Tipp 2: Klare Verantwortlichkeiten

Sobald es eine zentrale Verwaltung der Software gibt, muss es auch Verantwortliche geben, die die gesamte Verwaltung der Software übernehmen. Dabei ist es ratsam, neben einem Lizenzmanager mindestens noch eine weitere verantwortliche Person zu bestimmen.

Als Lizenzmanager können beispielsweise externe Dienstleister wie MSPs fungieren. Nutzen Sie Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen die sich im kaufmännischen Bereich auskennen. Mit einem fundiertem Basis Wissen im Vertragsmanagement können auch diese hilfreich sein.

Tipp 3: Lizenzierung richtig gemacht

Eine große Herausforderung für den Lizenzmanager wird sein, die besten Lizenzangebote der am besten geeigneten Software für alle Abteilungen und Belange zu finden. Insbesondere, wenn neue Software angeschafft wird. Wenn einfach wild darauf losgekauft wird, oder gar die falsche Software gekauft wird, kann das sehr schnell sehr teuer werden. Daher empfiehlt es sich, wenn IT Abteilungen oder MSPs einige Mitarbeiter zu Lizenzschulungen schicken, damit diese sich in dem regelrechten Dschungel aus Software- und Lizenzoptionen zurecht finden können.

Ganz besonders wichtig wird ein Lizenzmanager, wenn es um die Verwendung von Open Source Software geht. Obwohl viele Software Lösungen für Privatpersonen gratis sind, verlangen viele Software Hersteller für dieselbe Software Lizenzgebühren von Unternehmen. Lassen Sie den Manager also immer die Bedingungen für die Lizenz prüfen um Nachzahlungen oder Strafen von vornherein auszuschließen. Außerdem können Sie als MSP einspringen und diesen Service anbieten. Damit können Sie sich und Ihren Kunden viel Zeit ersparen, sodass Ihre Kunden glücklich sind und sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft fokusieren können.

Tipp 4: Sichere Aufbewahrung

Der Lizenzmanager ist auch dafür verantwortlich, dass alle Datenträger und Lizenzen sicher aufbewahrt werden. Dabei ist es unabhängig davon, ob das in einem Unternehmenssafe oder einem Banksafe stattfindet. Auch hier können Sie als MSP einen Extra-Service anbieten, wo Sie für Ihre Kunden diese Aufgabe übernehmen und im Gegenzug eine Extraeinnahme generieren können.

Tipp 5: Konsolidierung der Software

Als MSP oder einer internen IT-Abteilung haben Sie viel gewonnen, wenn Sie es schaffen,  so wenige unterschiedliche Software Lösungen im Unternehmen wie möglich verwendet werden. Das reduziert Ihren Aufwand und erhöht Ihren Überblick. Es reduziert anfallende Kosten für den Kunden und erhöht rasch dessen Zufriedenheit. Daher sollten Sie eine sehr strenge Linie fahren, wenn es um die Verwendung von Software geht. Die Prämisse muss sein: Für jeden Anwendungsbereich gibt es im gesamten Unternehmen nur eine Software.

Tipp 6: Sensibilisieren Sie die Nutzer

Ob es sich dabei um die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen, oder beim Kunden handelt, erklären Sie ihnen, warum es Sinn macht die Software zentral zu verwalten. Jeder Mitarbeiter muss die Chance bekommen zu verstehen, warum das Management für das Unternehmen und damit für seinen Job wichtig ist. Wenn Mitarbeiter das verstanden haben, wird es unwahrscheinlich, dass sie ihre eigene Software (möglicherweise unlizenziert) verwenden, wofür das Unternehmen gegebenenfalls haften müsste.

Fazit

Software Lizenzmanagement hat viele Vorteile, die sowohl Ihnen, als auch Ihren Kunden sehr rasch zu Gute kommen können, egal ob Sie eine IT Abteilung oder ein MSP sind.