Lizenzmanagement für IT-Profis

Wenn Sie noch keinen genauen Überblick darüber haben, wie viele Lizenzen Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, wie viele Kopien von welcher Lizenz Sie bezahlen oder allgemein nicht wissen, was da so alles an Software im Unternehmen herumgeistert, sollten Sie schleunigst mit dem Lizenzmanagement beginnen. Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, stehen vor der Herausforderung, ihre Softwarelizenzen effizient zu verwalten, um Compliance zu gewährleisten, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen. Doch wie lässt sich Lizenzmanagement optimal gestalten? Und wie können IT-Tools wie Atera, die zwar nicht primär auf Lizenzmanagement ausgelegt sind, diesen Prozess unterstützen und erweitern?

Insbesondere, wenn Sie ein Managed Services Provider (kurz MSP) sind und damit zuständig für Ihre eigenen Lizenzen plus die Ihrer Kunden sind. Sie sollten sehr rasch eine Lösung zum Lizenzmanagement in Ihrem Service Katalog aufnehmen.

Was ist ein Lizenzmanagment?

Lizenzmanagement umfasst die strukturierte Verwaltung aller Softwarelizenzen, die in einem Unternehmen verwendet werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle eingesetzten Programme den Lizenzbestimmungen entsprechen, um Strafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Gleichzeitig hilft es, unnötige Ausgaben durch überflüssige Lizenzen zu verhindern und den Einsatz der vorhandenen Software zu optimieren.

Die Vorteile eines soliden Lizenzmanagements:

• Schutz vor Unterlizenzierung: Vermeidung rechtlicher Strafen durch die unautorisierte Nutzung von Software.
• Kostenkontrolle: Reduzierung unnötiger Kosten durch den Kauf überflüssiger Lizenzen.
• Erhöhte Sicherheit: Einsatz von Software mit aktuellen Sicherheitsupdates, um Angriffen vorzubeugen.
• Effizienzsteigerung: Zentralisierte Übersicht über alle genutzten Softwarelizenzen.

Die Bedeutung für IT-Profis und MSPs

Für IT-Abteilungen und Managed Services Provider (MSPs) ist Lizenzmanagement von zentraler Bedeutung. Als IT-Dienstleister müssen Sie sicherstellen, dass sowohl Ihre eigenen Lizenzen als auch die Ihrer Kunden ordnungsgemäß verwaltet werden. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine strategische Herangehensweise.

Die Einführung eines Lizenzmanagementsystems kann IT-Teams und MSPs helfen, einen besseren Überblick zu gewinnen, Compliance-Risiken zu minimieren und gleichzeitig die IT-Kosten zu optimieren. Doch wie kann Atera hierbei unterstützen?

Atera ist mehr als ein IT-Management-Tool

Obwohl Atera nicht als reines Lizenzmanagement-Tool entwickelt wurde, bietet es Funktionen, die IT-Abteilungen und MSPs bei der Verwaltung ihrer IT-Umgebungen und indirekt beim Lizenzmanagement unterstützen können.

1. Inventarisierung und Geräteverwaltung

Ein wesentlicher Bestandteil des Lizenzmanagements ist das Wissen darüber, welche Software auf welchen Geräten installiert ist. Mit Atera können IT-Profis eine umfassende Inventarisierung aller Endpunkte vornehmen. Dies hilft dabei, einen Überblick über alle installierten Programme zu behalten und potenzielle Risiken, wie nicht lizenzierte Software, zu identifizieren.

2. Automatisierung und Skripterstellung

Atera ermöglicht es, Routineaufgaben zu automatisieren und Skripte zu erstellen, um bestimmte Software-Updates oder -Entfernungen durchzuführen. Durch den Einsatz von Automatisierungen können IT-Teams sicherstellen, dass nur lizenzierte und sichere Softwareversionen auf den Geräten der Nutzer verbleiben. So können Sicherheitslücken minimiert und die Einhaltung der Lizenzbestimmungen gewährleistet werden.

3. Monitoring und Echtzeit-Überwachung

Ein weiterer Vorteil von Atera ist die Möglichkeit, die Geräte der Nutzer in Echtzeit zu überwachen. Dies hilft nicht nur bei der allgemeinen IT-Verwaltung, sondern kann auch dabei unterstützen, verdächtige Softwareaktivitäten schnell zu erkennen. Zum Beispiel kann Atera Meldungen generieren, wenn neue Software auf einem Endgerät installiert wird. IT-Profis können dann überprüfen, ob diese Software lizenziert ist oder entfernt werden muss.

6 Tipps für eine effektive Lizenzverwaltung

Damit Lizenzmanagement effektiv umgesetzt werden kann, sollten folgende Tipps berücksichtigt werden:

1. Zentrale Beschaffung und Verwaltung

Eine zentrale Stelle im Unternehmen oder beim Kunden, die sich um den Software-Einkauf und die Verwaltung kümmert, ist essenziell. Dadurch wird verhindert, dass Endnutzer eigenständig Software installieren und Chaos entsteht.

2. Schulung und Weiterbildung

IT-Teams und MSPs sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter regelmäßig Schulungen im Bereich Lizenzmanagement erhalten. Diese helfen, sich im Dschungel der verschiedenen Lizenzmodelle besser zurechtzufinden und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

3. Klare Verantwortlichkeiten

Sobald es eine zentrale Verwaltung der Software gibt, muss es auch Verantwortliche geben, die die gesamte Verwaltung der Software übernehmen. Dabei ist es ratsam, neben einem Lizenzmanager mindestens noch eine weitere verantwortliche Person zu bestimmen.

Als Lizenzmanager können beispielsweise externe Dienstleister wie MSPs fungieren. Nutzen Sie Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen die sich im kaufmännischen Bereich auskennen. Mit einem fundiertem Basis Wissen im Vertragsmanagement können auch diese hilfreich sein.

4. Effiziente Dokumentation

Eine lückenlose Dokumentation aller gekauften Lizenzen und ihrer Laufzeiten hilft dabei, stets den Überblick zu behalten und Verlängerungen rechtzeitig zu planen.

5. Nutzeraufklärung

Mitarbeiter sollten verstehen, warum die Einhaltung von Lizenzbestimmungen wichtig ist. Eine Sensibilisierung der Endnutzer kann dazu beitragen, dass sie sich an die vorgegebenen Richtlinien halten.

Tipp 5: Konsolidierung der Software

Als MSP oder einer internen IT-Abteilung haben Sie viel gewonnen, wenn Sie es schaffen,  so wenige unterschiedliche Software Lösungen im Unternehmen wie möglich verwendet werden. Das reduziert Ihren Aufwand und erhöht Ihren Überblick. Es reduziert anfallende Kosten für den Kunden und erhöht rasch dessen Zufriedenheit. Daher sollten Sie eine sehr strenge Linie fahren, wenn es um die Verwendung von Software geht. Die Prämisse muss sein: Für jeden Anwendungsbereich gibt es im gesamten Unternehmen nur eine Software.

Ateras IT-Tool, das mehr kann

Obwohl Atera nicht direkt als Lizenzmanagement-Tool fungiert, ist es ein umfassendes IT-Management-Tool, das MSPs und IT-Abteilungen dabei hilft, ihre Prozesse zu optimieren. Von der Überwachung der Endpunkte über die Automatisierung bis hin zur Echtzeit-Analyse – Atera bietet zahlreiche Funktionen, die das Management der IT-Infrastruktur vereinfachen und indirekt zur effizienten Verwaltung von Softwarelizenzen beitragen können.

Atera als wertvolle Ergänzung im Lizenzmanagement

Wer auf der Suche nach einem umfassenden IT-Management-Tool ist, das auch beim Thema Lizenzmanagement eine hilfreiche Rolle spielt, sollte Atera in Betracht ziehen. Es bietet eine Fülle von Funktionen, die die allgemeine IT-Verwaltung effizienter gestalten und gleichzeitig dabei helfen, Lizenzen im Blick zu behalten und Compliance-Risiken zu minimieren. In Kombination mit spezifischen Lizenzmanagement-Tools kann Atera eine unschlagbare Kombination für IT-Profis darstellen, die sowohl in Deutschland als auch weltweit höchste Ansprüche an ihr IT-Management haben.